Business Continuity Beauftragte

Business Continuity Beauftragte - BC-Beauftragte (BCB)

Rolle

Business Continuity Beauftragte - BC-Beauftragte (BCB)

BC-Beauftragte (BCB) unterstützen die Institutionsleitung

MUSS benannt werden

• Anlaufstelle
• Koordiniert Aufgaben
• Treibt BCM voran

Vertretung

Qualifizierte Vertretung sollte benannt und trainiert werden

Stabsstelle

Empfehlenswert

Stabsstelle in der AAO

• BCB direkt der Leitungsebene zugeordnet
• Keine Weisungen von anderen Stellen
• Direktes und jederzeitiges Vorspracherecht bei der Institutionsleitung

Es wird davon abgeraten

BCB in einer Organisationseinheit zu verankern

• IT-Abteilung, Verwaltung, ...
• Interessenkonflikte

Titel und Rollenverständnis

Bezeichnung der Rolle

• BCB
• Notfallbeauftragte
• Business Continuity Manager
• Notfall-Manager

Rollenverständnis

Titel und Rollenverständnis

Aus dem Titeln folgt ein bestimmtes Rollenverständnis

• Titel wie Notfall-Manager führen oft dazu, dass fälschlicherweise angenommen wird, die Rolleninhabenden steuerten die Notfallbewältigung, obwohl die Rolle in der Regel innerhalb der Notfallvorsorge tätig ist
• Im BSI-Standard 200-4 wird daher diese Rolle durchgehend als BCB bezeichnet

Information

BCB MUSS umfassend und frühzeitig unterrichtet werden

Zeitliche Ressourcen

Keine allgemeingültigen Vorgaben

• Was angemessen ist, muss für jede Institution individuell entschieden werden

Sofern sich das BCMS noch im Aufbau befindet, besteht die Herausforderung, dass die Methoden, die Vorgaben und die Organisationsstruktur noch nicht definiert und etabliert sind

• Zeitlicher Aufwand während des Aufbaus des BCMS meist höher als im späteren Betrieb

Initiale Konzeption ist zeitaufwendig

• Business-Impact-Analyse (BIA)
• Geschäftsfortführungspläne (GFP)

Nach Etablierung sinkt der Aufwand

• Angaben überprüfen
• GFPs aktualisieren

Schätzung der Aufwände durch die Institutionsleitung

„Wie oft bzw. wie viel Stunden soll sich der oder die BCB mit dem BCMS auseinandersetzen?“

• beispielsweise drei Tag pro Woche oder kontinuierlich

Ausreichend zeitliche Ressourcen

BCB müssen über ausreichend zeitliche Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können

• Für kleine Institutionen kann es nach erfolgreichem Aufbau des BCMS ausreichend sein, eine 50 %- BCB -Stelle für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des BCMS einzuplanen
• Demgegenüber kann es in großen oder komplexen Institutionen auch erforderlich sein, mehrere Vollzeitstellen zur Unterstützung des oder der BCB , d. h. ein mehrköpfiges BCB -Team, einzusetzen, um das BCMS einzuführen und aufrechtzuerhalten

Frühzeitig mit der Ressourcenplanung auseinandersetzen

• Rahmenbedingungen, Anforderungen, organisatorische und finanziellen Möglichkeiten berücksichtigen
• Aus dem laufenden Betrieb des BCMS können zeitlichen Ressourcen sukzessiv konkretisiert und angepasst werden

Eigenschaften

Fachliche und persönliche Eigenschaften

Um den vielfältigen Aufgaben und Anforderungen im BCM gerecht zu werden, müssen BCB angemessene fachliche und persönliche Eigenschaften inklusive entsprechendem Fachwissen sowie Erfahrungen besitzen

• Fehlende fachliche Eigenschaften sollten durch gezielte Maßnahmen aufgebaut werden

Die Definition der BC-Aufbauorganisation deckt die in der Praxis üblichen Aufgaben und Zuständigkeiten ab

Fachliche und persönliche Fähigkeiten und Kenntnisse

• Führung von Mitarbeitenden
• Kommunikationsfähigkeiten
• Themen zielgruppengerecht aufbereiten
• Strategische Entscheidungen vorbereiten und vorantreiben
• Kenntnisse allgemeiner und branchenspezifischer Vorgehensweisen und Methoden
  • BCM-Standards
  • in der Branche übliche Best Practices
  • spezifische BCM-Anforderungen einer Aufsichtsbehörde
• Kenntnisse von anzuwendenden
  • Gesetzen
  • Vorschriften
  • Standards
  • weiteren Leitlinien
• Kenntnisse zur Bewältigung von Notfällen und Krisen
  • Allgemeines Vorgehen in Notfällen
  • Erfahrungen in der Stabsarbeit
• Kenntnisse von den weiteren Sicherheits- und Risikomanagementaufgaben innerhalb der Institution
• Selbstständig Richtlinien, Anweisungen, Handbücher und Verfahrensdokumentationen erstellen
• gute Kenntnisse der Institution
  • Prozesse
  • Produkte
  • Services
  • Ziele der Institution
• Kenntnisse zu Risiken über
  • den Geschäftsbetrieb der Institution
  • die spezifischen betrieblichen Auswirkungen von Notfällen
• Wissen und Erfahrungen hinsichtlich möglicher Maßnahmen zum BCM

---