Projektmanagement/Aktivitätsplanung

Aktivitätsplanung

In der Regel folgt ein Gantt-Diagramm, da die gängige Projektplanungssoftware dies bereitstellt. Verwenden Sie die Produktnamen als Überschriften, und listen Sie dann unter jeder Überschrift die Aktivitäten auf, die Sie für die Erstellung dieses Produkts benötigen.

Vollständigkeit: Haben Sie jedes Produkt als Überschrift in den Aktivitätsplan kopiert? Mit Ausnahme der externen Produkte sollten Sie sicherstellen, dass Sie für jedes Produkt mindestens eine Aktivität aufgelistet haben, um die für die Erstellung des Produkts erforderliche Arbeit abzudecken.
Externe Produkte: Prüfen Sie, ob Sie eine Aktivität für etwas benötigen, das von außen kommt. Obwohl Ihr Projekt nicht für die Erstellung dieses Artikels verantwortlich ist, benötigen Sie möglicherweise eine Aktivität, um es zu überprüfen oder zu installieren.
Die Qualität: Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Qualitätsaktivitäten, wie beispielsweise das Testen jedes einzelnen Produkts, und dann projektweite Qualitätsaktivitäten, wie beispielsweise Qualitätsaudits, einbezogen haben.
Abhängigkeiten korrigieren: Überprüfen Sie jede Abhängigkeit von Aktivitäten, um sicher zu sein, dass sie korrekt ist und auch mit den Abhängigkeiten übereinstimmt, die Sie in Ihrem Arbeitsablaufdiagramm identifiziert haben.
Überschneidungen: Stellen Sie sicher, dass Sie keine Überschneidungen übersehen haben, bei denen eine zweite Aktivität gestartet werden kann, bevor die erste vollständig abgeschlossen ist.
Verzögerungen: Prüfen Sie auf Verzögerungen, bei denen eine zweite Aktivität nicht sofort nach Abschluss der ersten Aktivität gestartet werden kann. Sie können etwa die Einführungsschulung neuer Mitarbeiter nicht am Tag nach dem Versand der Arbeitsverträge beginnen. Die meisten Menschen müssen eine Kündigungsfrist bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber einhalten, bevor sie in Ihre Organisation eintreten, sodass Sie möglicherweise eine vierwöchige Verzögerung einplanen müssen, und wahrscheinlich sogar noch mehr.
Projektübergreifende Abhängigkeiten (eingehende): Notieren Sie alle projektübergreifenden Abhängigkeiten von Ihren Produktplänen. Vergewissern Sie sich dann, dass der Zeitpunkt Ihrer Aktivität mit der Verfügbarkeit des notwendigen Inputs aus dem/den anderen Projekt(en) übereinstimmt.
Projektübergreifende Abhängigkeiten (ausgehend): Wenn ein anderes Projekt Material aus Ihrem Projekt benötigt, stellen Sie sicher, dass Sie es rechtzeitig produzieren werden. Kann das andere Projekt mit einer Pause leben, während es darauf wartet, dass das Produkt fertig ist, oder müssen Sie Ihr Projekt anpassen, um das Produkt früher zu erstellen?
Feiertage: Prüfen Sie, ob alle geplanten Aktivitäten auf Arbeitstage ausgerichtet sind und vermeiden Sie Feiertage. Wenn Sie ein Computer-Tool verwenden, sollte es Sie auf jedes Problem aufmerksam gemacht haben, aber stellen Sie trotzdem sicher, dass alle nationalen Feiertage im Projektkalender korrekt angezeigt werden.
Verfügbarkeit des Personals: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter nur dann für die Projektarbeit eingeplant werden, wenn sie verfügbar sind. Überprüfen Sie, ob Sie Dinge wie gebuchte persönliche Feiertage und die Arbeit an anderen Projekten berücksichtigt haben.
Kapazität des Personals: Überprüfen Sie, ob die für die Projektmitarbeiter geplante Arbeit mit ihrer Kapazität übereinstimmt. Wenn jemand nur für zehn Prozent seiner Zeit für Ihr Projekt zur Verfügung steht, stellen Sie sicher, dass seine Aktivität dies widerspiegelt, wobei eine eintägige Arbeit zehn verstrichene Tage in Anspruch nimmt.
Vorlaufzeiten bei der Lieferung: Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Vorlaufzeiten für Dinge wie die Lieferung haben. Ein Lieferant liefert nicht eine Sekunde, nachdem Sie eine Bestellung per E-Mail gesendet haben, an die Rezeption.
Vorlaufzeiten für Genehmigungen: Prüfen Sie, ob Sie eine realistische Durchlaufzeit für Genehmigungen haben. Diese Prüfung gilt sowohl für interne Genehmigungen (beispielsweise die Vereinbarung von Designspezifikationen) als auch für externe Genehmigungen (beispielsweise Baugenehmigung für Gebäudeerweiterungen).
Kritischer Pfad: Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Aktivitäten sich auf dem kritischen Pfad befinden, und achten Sie auch auf diejenigen, die nahezu kritisch sind. Ihr Aktivitätsnetzwerk wird hier besonders nützlich sein, da die Ketten von Aktivitäten auf einem Gantt nicht sehr gut sichtbar sind.
Kontingenz: Haben Sie genügend Zeitkontingente im Plan, und sind diese sichtbar? Irgendwas wird zwangsläufig schief gehen, und wenn es keinen Notfallplan gibt, bedeutet das im besten Fall Probleme und im schlimmsten Fall ein Scheitern des Projekts. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Notfallmöglichkeit verfügen, um den kritischen Pfad oder die kritische Kette zu schützen, wenn Sie diese Technik anwenden.
Absturzgefährdete Aktivitäten: Stellen Sie fest, welche Aktivitäten unter Zeitdruck abstürzen könnten. Eine Aktivität zum Absturz zu bringen bedeutet, ihre Dauer zu verkürzen, indem Sie mehr Ressourcen auf die Arbeit verwenden. Einige Aktivitäten eignen sich zum Abstürzen, andere hingegen nicht.
Management-Produkte: Prüfen Sie, ob Sie Aktivitäten und ein realistisches Timing für die Erstellung und Aktualisierung von Managementprodukten haben, beispielsweise die Erstellung von Stufenplänen, die Aktualisierung des Business Case und die Erstellung regelmäßiger Fortschrittsberichte.
Kontrolle: Vergessen Sie nicht Ihre Projektmanagement-Zeit für die Überprüfung von Fortschritt, Risiko, Qualität und anderen Aspekten der Kontrolle. Und seien Sie auch realistisch, wie viel Zeit Sie dafür benötigen, sonst werden Sie unnötigen Druck und größere Probleme bekommen, weil Sie Dinge versäumt und nicht rechtzeitig korrigierend eingegriffen haben.
Projektnotizen und Änderungen: Vergewissern Sie sich, dass Sie kontinuierliche Managementaktivitäten für Dinge wie die Untersuchung von Problemen, die Untersuchung neu identifizierter Risiken, den Umgang mit Änderungswünschen und einfach den Besuch von Teammitgliedern, um sie zu ermutigen, eingebaut und mit Ressourcen ausgestattet haben.