Projektmanagement/Projektabschluss

Projektabschluss

Gegen Ende eines Projekts gibt es eine Menge zu tun, und Sie sind weit davon entfernt, die Füße hochzulegen, aufatmen zu können und zu denken, dass alles vorbei ist.

• Die Fertigstellung des Produkts: Überprüfen Sie, ob alle Projektprodukte abgeschlossen sind, was das erfolgreiche Bestehen aller Tests und Prüfungen einschließt. Wenn Sie eine Versionskontrolle durchführen, sollten Sie auch das überprüfen und sicherstellen, dass alles einen vollständigen Status hat.
• Signoffs und Übergaben: Prüfen Sie, ob alle erforderlichen Produkte als in Ordnung abgezeichnet und alle Übergaben an die Benutzer durchgeführt wurden.
• Übergabe-Dokumentation: Wenn es eine formelle Übergabedokumentation (beispielsweise rechtliche Dokumente) geben sollte, überprüfen Sie, ob diese vollständig und ordnungsgemäß aufbewahrt wurde.
• Kriterien für die Annahme: Überprüfen Sie, ob die (in der Charta festgelegten) Akzeptanzkriterien für das Projekt erfüllt sind. Hoffentlich sind das alle, aber wenn nicht, beachten Sie den untenstehenden Tipp.
• Freigabe von Ressourcen: Schließen Sie die Freigabe von Projektmitarbeitern zurück in ihre Heimatabteilungen oder vielleicht zu neuen Projekten ab.
• Feierlichkeiten: Angenommen, das Projekt war erfolgreich, dann ist es an der Zeit, mit den Projektmitarbeitern zu feiern. Auch wenn Sie dies vielleicht für einen leichtfertigen Punkt halten, ist es in Wirklichkeit ein ernster Punkt. Es ist wichtig, dass Sie die Leistung würdigen, indem Sie den Mitarbeitern für ihre Arbeit danken und den Erfolg feiern. Und vergessen Sie bei der Erstellung der Einladungsliste nicht die Mitarbeiter der Zulieferer und des Unterstützungspersonals.
• Freigabe der physischen Ressourcen: Vereinbaren Sie die Rückgabe von Ausrüstung und die Freigabe von Unterkünften, wie beispielsweise Teamräume und vielleicht sogar ganze Standorte.
• Maßnahmen zum Nutzen: Oftmals werden einige Vorteile bereits am Ende des Projekts sichtbar sein, so dass sie jetzt gemessen und berichtet werden können.
• Metrik: Berechnen Sie die Endsummen für die finanziellen Ausgaben, die Personalstunden, die Leistung und alle anderen Zahlen, die für den Projektabschlussbericht erforderlich sind.
• Kostencode: Sorgen Sie dafür, dass der Projektkostencode geschlossen wird, es sei denn, er soll nach Projektabschluss für Änderungen an den Produkten offen gehalten werden.
• Bewerten Sie die Kontrollen: Denken Sie über das Projekt nach und bewerten Sie, ob die Kontrollen funktionierten oder ob es Probleme gab.
• Bewerten Sie die Pläne: Denken Sie zurück und bewerten Sie, ob die Pläne funktionierten oder ob sie zu detailliert oder nicht detailliert genug waren, um eine wirksame Projektkontrolle auszuüben.
• Sammeln Sie Informationen über die Lektionen: Bereiten Sie eine Erklärung über die während des Projekts gelernten Lektionen vor. Schauen Sie Ihr Projektprotokoll noch einmal durch, um sicherzustellen, dass Sie alles Relevante mitnehmen.
• Projektabschlussbericht: Bereiten Sie den Projektabschlussbericht zusammen mit einer Unternehmenspräsentation vor, falls dies von der Projektlenkungsgruppe (PSG) verlangt wird.
• Projektabschlusssitzung: Stellen Sie sicher, dass die Vorbereitungen für das Abschlusstreffen der PSG (es ist wie ein Schlusstor) getroffen werden, wie beispielsweise eine Raumbuchung, Präsentationsausrüstung und Erfrischungen.