Zieldefinition

Wikipedia beschreibt ein Ziel als “Ein Ziel (griechisch τέλος [telos], lateinisch finis, englisch objective, goal) ist ein in der Zukunft liegender, gegenüber dem Gegenwärtigen im Allgemeinen veränderter, erstrebenswerter und angestrebter Zustand”. Soweit so gut. In der Praxis sehen Ziele häufig anders aus. Ein gutes – oder vielmehr besonders schlechtes – Beispiel ist das folgende:

Beispiel

Für die Vorabanalyse soll eine Internet-Recherche durchgeführt werden.

Checklist

Kriterien für die Zieldefinition: Bei der Zieldefinition im Projektauftrag ist zu beachten, dass genügend Handlungsspielraum bleibt, um alle mit dem Projekt verfolgten Ziele unter Zeit- und Kostengesichtspunkten zu erreichen.

Beachtung strategischer Vorgaben	Die Projektziele dürfen der Strategie des Unternehmens nicht widersprechen.
messbar	Bei der Formulierung von Zielen muss von Beginn an definiert sein, anhand welcher Kennzahlen bzw. Merkmale die Zielerreichung beurteilt werden soll.
realisierbar	Die Ziele sollten im Rahmen des Projektes erreicht werden können (d.h. nicht unrealistisch sein oder außerhalb des Kompetenzbereichs der Projektverantwortlichen liegen).Ebenso ist in Bezug auf die Formulierung von Zeitzielen darauf zu achten, dass ein realistischer Projektabschlusstermin geplant wird.
vollständig	Alle wesentlichen Projektziele sollten bekannt sein. Dabei sollte die Anzahl der Ziele überschaubar bleiben.
widerspruchsfrei	Die Projektziele dürfen sich nicht widersprechen. Konkurrierende Ziele sollten zu Beginn priorisiert werden.
lösungsneutral	Die Projektziele sollten nicht von vornherein eine bestimmte, favorisierte Lösung zulassen.

Zieldefinition helfen

Einen Zustand beschreiben

Häufig ist es hilfreich, keine Aktivitäten zu beschreiben, sondern den Zielzustand bzw. die erarbeiteten Ergebnisse: “Eine Internet-Recherche wurde durchgeführt.” oder “Die Ergebnisse einer Internet-Recherche wurden in einem Dokument zusammengefasst.”

In die Zukunft versetzen

Wenn ich einen Zustand beschreiben möchte, funktioniert das häufig sehr gut, wenn ich mich in die Zukunft versetze. Am Ende des Projektes: Was möchte ich erreicht haben? Ein Hineinversetzen in die Zukunft hilft dabei, sich von Aktivitäten zu lösen, und sich auf den Zielzustand zu konzentrieren.

In der Gegenwartsform beschreiben

Sobald ich mich einmal in die Zukunft versetzt habe, kann ich viel besser in der Gegenwartsform den Zustand beschreiben. So kommt man weg von “Es soll xyz erreicht werden.” sondern “xyz liegt vor”.

Positiv formulieren

Es hat schon allein einen psychologischen Effekt: Ziele, die eine positive Aussage beinhalten, fühlen sich ganz einfach wesentlich besser an. Also einfach solche Floskeln wie “… soll nicht mehr …” vermeiden. Eine hilfreiche Fragestellung kann sein: Was ist der positive Endzustand, den ich erreichen möchte?

Vergleiche vermeiden

Wenn ein Ziel eine “höhere Kundenzufriedenheit” oder eine “niedrigere Ausschussquote” oder ähnliche Kriterien vorsieht, stellt sich immer sofort die Frage: Höher als was? Niedriger im Vergleich womit? Solche Vergleichsformulierungen sollten sofort hellhörig werden lassen. Lösung: Ganz einfach konkreter werden.

Hilfreiche Fragen stellen

Wenn wir davon ausgehen, dass ein Ziel einen Zustand beschreibt, liegt der Fokus häufig nicht auf Aktivitäten. Um das formulierte Ziel noch einmal zu überprüfen, bieten sich folgende Fragen an: “Was wurde erreicht?” oder “Was ist mein Ergebnis?” statt Fragen wie “Was wurde getan?”

Quelle

PMH Projektmanagement Handbuch [[1]]