BSI/200-4/11 Geschäftsfortführung

BSI/200-4/11 Geschäftsfortführungsplanung

Beschreibung

Vorbereitung der GFPs

Eine effektive Vorbereitung der GFPs ist die Voraussetzung dafür, dass

die GFPs effizient, vergleichbar und valide erstellt werden können,
die Teilnehmenden optimal auf die Fragestellungen vorbereitet werden,
die Verfügbarkeit der Pläne im Notfall gewährleistet ist sowie
im Notfall die Leser die GFPs gut lesen und schnell anwenden können.

Es ist empfehlenswert, dass die Vorbereitung durch die Rolle BCB erfolgt, da diese über das notwendige Fachwissen zum BCM-Prozess verfügt und diesen zeitlich steuert.

Der oder die BCB kann vorbereitende Tätigkeiten ganz oder teilweise an weitere Rollen im BCM delegieren, z. B. an lokale BCBs, BCKs oder ein BC-Vorsorgeteam.

Aufteilung der GFPs

Es ist wichtig, dass der oder die BCB festlegt, wie die GFPs im Hinblick auf die zugrundeliegende Struktur der Institution aufgeteilt werden sollen

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Geschäftsfortführungspläne organisatorisch aufgeteilt werden könnten
So könnte ein GFP je Geschäftsprozess oder Organisationseinheit erstellt werden
Ferner könnten GFPs auch weiter anhand von Ausfallszenarien aufgeteilt werden

Entscheidend für eine schnelle Reaktion ist jedoch, dass

eine anschauliche Übersicht über die zeitkritischen Geschäftsprozesse und Ressourcen ermöglicht wird sowie
die Zuständigkeiten der im GFP beschriebenen Maßnahmen möglichst klar geregelt sind.

Hierbei hat es sich in der Praxis bewährt, einen GFP je Organisationseinheit zu erstellen.

Dieses Vorgehen bietet viele Vorteile

Die zuständigen Kontaktpersonen, die den GFP erstellen und aktualisieren, können eindeutig der Organisationseinheit zugeordnet werden
Zudem wird eine überschaubare Anzahl an Dokumenten erzeugt und die GFPs spiegeln die vertraute Organisationsstruktur wider
Die GFPs lassen sich so leichter voneinander abgrenzen.

Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, von dieser Struktur abzuweichen

Dies ist etwa der Fall, wenn
Verantwortungs- und Tätigkeitsbereiche nicht klar voneinander abgrenzbar sind, z. B. in einer Matrix-Organisation, oder
Organisationseinheiten standortübergreifend agieren und auf unterschiedliche Ressourcen zugreifen.

Zusätzlich können länderspezifische Anforderungen und Gegebenheiten unter Umständen dazu führen, dass für gleiche Geschäftsprozesse und Ressourcen im GFP unterschiedliche Notfallmaßnahmen an unterschiedlichen Standorten beschrieben werden müssen.

Hinweis

Ob die GFPs sinnvoll aufgeteilt und voneinander abgegrenzt wurden, kann mitunter erst im Rahmen der Erstellung der GFPs fundiert bewertet werden

Der oder die BCB sollte daher die Aufteilung der GFPs im Rahmen der Erstellung der GFPs mit den entsprechenden Kontaktpersonen diskutieren und gegebenenfalls den Geltungsbereich des GFP anpassen oder in mehrere GFPs aufteilen.

Um die Erläuterungen in den folgenden Kapiteln zu vereinfachen, wird davon ausgegangen, dass die GFPs entsprechend den Organisationseinheiten aufgeteilt wurden

Werden die GFPs in der Institution anderweitig aufgeteilt, so sollten die Inhalte dieses Standards angepasst auf die eigene Vorgehensweise angewendet werden.

Erstellung einer GFP-Dokumentvorlage

Um die Geschäftsfortführung im Notfall zu erleichtern, sollte der oder die BCB sicherstellen, dass die GFPs einheitlich aufgebaut und nachvollziehbar dokumentiert sind

Hierzu sollte eine GFP-Dokumentvorlage erstellt werden

Die nachfolgenden Aspekte müssen darin berücksichtigt werden:

Der Geltungsbereich beschreibt den organisatorischen und räumlichen Bereich, in welchem die Maßnahmen und Verfahren eines GFP gelten

Die Beschreibung des Geltungsbereichs stellt sicher, dass der GFP sowie die darin beschriebenen Maßnahmen ausschließlich in dem für ihn vorgesehenen Umfeld eingesetzt werden
Es könnte z. B. vorkommen, dass die beschriebenen Maßnahmen nicht in anderen Organisationseinheiten oder Standorten eingesetzt werden können oder den dort notwendigen Maßnahmen widersprechen.

In der Zielstellung des GFP muss beschrieben werden, was durch den GFP erreicht werden soll und was explizit nicht durch den GFP forciert wird

Die Beschreibung der Zielstellung stellt sicher, dass der GFP nur zu seinem gedachten Zweck eingesetzt wird und nicht etwa im Rahmen des Normalbetriebs zweckentfremdet oder mit anderen Themen vermischt wird.

Der Aktivierungsprozess, die gesonderten Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden sowie die besonderen Melde- und Berichtspflichten werden in Kapitel 11.2.1 Festlegung übergreifender Maßnahmen (R+AS) näher erläutert.

Innerhalb des GFP müssen alle zeitkritischen Geschäftsprozesse einer Organisationseinheit sowie deren MTPD und RTO dokumentiert werden

Die Dokumentation hat zum Ziel, dem Stab im Notfall eine Übersicht über die zeitkritischen Geschäftsprozesse im Geltungsbereich sowie deren MTPD und RTO zu verschaffen
Die Auflistung schafft Transparenz über die bestehenden zeitkritischen Geschäftsprozesse sowie über die zeitliche Reihenfolge, in welcher diese wieder in einem Notbetrieb anlaufen müssen.

Zusätzlich müssen die identifizierten Abhängigkeiten zwischen zeitkritischen Geschäftsprozessen dokumentiert werden

Hierunter fallen auch prozessuale Abhängigkeiten, die etwa zwischen Organisationseinheiten bestehen
Dadurch ist es möglich, im Notfall schnell festzustellen, welche Geschäftsprozesse durch einen vor- oder nachgelagerten oder parallelen Prozessausfall betroffen sind
Die Tätigkeiten im Notbetrieb können so leichter institutionsweit priorisiert werden.

Alle zeitkritischen Ressourcen der betrachteten Organisationseinheit sowie die identifizierten RTAs und RTOs sowie die RPOs und RPAs müssen innerhalb des GFP dokumentiert werden

Aufgeteilt nach möglichem Ressourcenausfall müssen innerhalb des GFP Notfallmaßnahmen abgeleitet werden, wie die Organisationseinheit mit den im Rahmen der Wiederanlaufplanung bereitgestellten Ressourcen arbeitet
Die Notfallmaßnahmen zielen darauf ab, die Geschäftsprozesse bei Ausfall der Ressourcen innerhalb der RTO auf dem vorgegebenen Notbetriebsniveau fortzuführen.

Innerhalb des GFP müssen sämtliche internen sowie externen Kontakte dokumentiert werden, die im Rahmen der Geschäftsfortführung relevant sind, vor allem im Notfall erreichbare Telefonnummern

Dies sind z. B. die Kontaktdaten von Mitarbeitenden aus anderen Fachbereichen, von internen oder externen Fachleuten sowie von innerhalb der Organisationseinheit benötigten Dienstleistungsunternehmen
Die Dokumentation der relevanten Kontakte ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die entsprechenden Stellen sowie eine Unabhängigkeit von anderen, möglicherweise nicht verfügbaren Kontakt-Quellen wie digitalen Telefonbüchern
Sofern die Kontakt-Informationen bereits ausfallsicher an anderer Stelle dokumentiert sind, genügt es, im GFP die Kontakt-Informationen zu referenzieren und im Notfall verfügbar zu machen.

Innerhalb des GFP sollten alle zur Geschäftsfortführung relevanten Dokumente sowie ihre jeweiligen Ablageorte notiert werden

Mögliche Dokumente sind etwa Prozessbeschreibungen oder Handlungsanweisungen
In einem Notfall kann durch die zielgerichteten Verweise schnell auf die relevante Information in den jeweiligen Dokumenten zugegriffen werden
Voraussetzung ist, dass die für die Notfallbewältigung benötigten Dokumente schnell zu erfassen sind und konkrete Notfallmaßnahmen leicht daraus abgeleitet werden können
Es muss sichergestellt werden, dass die Ablageorte entsprechend dem Schutzbedarf abgesichert und auch im Notfall zugänglich sind.

Hinweis

Sofern für die Geschäftsfortführung auf Informationen in anderen Dokumenten zurückgegriffen werden soll, ist es empfehlenswert, dass alle im GFP aufgeführten Dokumente am Ende des GFP noch einmal in einer Gesamtliste der benötigten Dokumente namentlich aufgeführt werden

Zusätzlich sollte dann je Dokument der jeweilige Ablageort referenziert werden.

Vorausfüllen der GFPs

Es ist empfehlenswert, dass die erstellte GFP-Vorlage mit den bereits bekannten Informationen aus BIA und Soll-Ist-Vergleich je Geltungsbereich vorausgefüllt wird. Zu den bereits bekannten Informationen gehören

der Geltungsbereich des GFP,
die zeitkritischen Geschäftsprozesse in diesem Geltungsbereich,
die Abhängigkeiten zu diesen zeitkritischen Geschäftsprozessen,
die MTPD, die RTO und das Notbetriebsniveau jedes gelisteten Geschäftsprozesses sowie
die zeitkritischen Ressourcen mit ihrer jeweiligen RTA, RTO sowie RPA und RPO.

Um ursachenbasiert konkrete Notfallmaßnahmen zu beschreiben, bietet es sich in einem GFP an, die relevanten Informationen den Ressourcenkategorien zuzuordnen.

Dies erlaubt einen schnellen Zugriff auf die Informationen im Notfall.

Planung der GFP-Erstellung

Die Geschäftsfortführungsplanung kann weitestgehend analog zum Vorgehen in der BIA organisiert werden.

Insbesondere, wenn GFPs erstmalig erstellt werden, ist es empfehlenswert, dass der oder die BCB dies im Rahmen von Workshops durchführt.
Er oder sie kann hierbei die Methodik und die Inhalte des GFP erläutern und den Workshop moderieren.

Es ist empfehlenswert, dass die gleichen Personen wie in den vorangegangenen Schritten zur BIA am Workshop teilnehmen.

Dieser Personenkreis verfügt in der Regel über umfangreiches Wissen über die Geschäftsprozesse und die dafür benötigten Ressourcen und kann entsprechend qualitative Aussagen zur Geschäftsfortführung tätigen.
Der Teilnehmendenkreis bleibt so überschaubar, kann jedoch bei Bedarf durch weitere Prozess- und Ressourcenfachleute ergänzt werden.

Erstellung der GFPs

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie die Inhalte der GFPs erarbeitet werden. Insbesondere müssen folgende Inhalte im GFP dokumentiert werden:

Geltungsbereich des GFP
Zweck und Zielsetzung des GFP
Aktivierungsprozess des GFP
die gesonderten Rechte, Berechtigungen und Pflichten der Mitarbeitenden im Geltungsbereich des GFP im Notfall
alle zeitkritischen Geschäftsprozesse und deren RTO im Geltungsbereich des GFP
die identifizierten Abhängigkeiten zu den zeitkritischen Geschäftsprozessen des GFP
die für die zeitkritischen Geschäftsprozesse des GFP benötigten Ressourcen und deren RTO/RPO
organisatorische Notfallmaßnahmen zur Geschäftsfortführung
die im Notfall relevanten Kontakte oder Referenzen auf diese

Zusätzlich ist es empfehlenswert, die Melde- und Berichtspflichten im Notfall im GFP zu dokumentieren:

Falls auf Informationen in anderen Dokumenten verwiesen wird, müssen diese Dokumente im GFP nachvollziehbar referenziert werden.
Im GFP muss beschrieben werden, wie die relevanten Mitarbeitenden im Notfall alarmiert und informiert werden.

Festlegung übergreifender Maßnahmen

Die Festlegung übergreifender Maßnahmen beinhaltet alle übergreifenden Aspekte, die nicht dazu dienen, die Geschäftsfortführung einzelner Geschäftsprozesse zu regeln

In einem ersten Schritt muss die Organisationseinheit beschreiben, wie die relevanten Mitarbeitenden im Falle eines Notfalls alarmiert und informiert werden, nachdem der GFP durch den Stab formal aktiviert wurde

Die Organisationseinheit kann sich hierzu an den Erläuterungen des Kapitels Alarmierung der BAO (R+AS) ausrichten und den festgelegten Alarmierungs- und Eskalationspfad für die Organisationseinheit fortschreiben

Hierzu wird empfohlen, für die Organisationseinheit intern festzulegen,

welche Personen bzw. Funktionen in Kenntnis gesetzt werden sollen,
über welche Kommunikationsmittel die Alarmierung im Notfall erfolgen soll sowie
welche weiteren Schritte sich aus der Alarmierung ergeben.

Zu alarmierende Kontaktpersonen können Mitglieder des Bewältigungsteams, weitere Mitarbeitende, externe Fachleute oder externe Stellen sein

Die Kontaktlisten können als Anhang zum GFP hinterlegt werden, um personenbezogene oder vertrauliche Kontaktdaten ihrem Schutzbedarf entsprechend ablegen zu können.

Innerhalb des Kapitels Konstituierung und Auflösung der BAO (AS) ist beschrieben, nach welchen Kriterien GFPs durch den Stab aktiviert werden

Innerhalb dieses Abschnitts im GFP werden diese Kriterien aufgegriffen und konkretisiert.

Für die Dauer des Notfalls kann es notwendig sein, allen oder einzelnen Mitarbeitenden im Geltungsbereich des GFP besondere Rechte und Pflichten zuzuteilen

Diese beschreiben etwa, welche gesonderten Zuständigkeiten und Zugangs-, Zutritts- und Zugriffs-Rechte Mitarbeitenden im Notfall zugeteilt werden
Gesonderte Rechte umfassen auch solche im Rahmen von Freigabeprozessen oder Führungsaufgaben
Die gesonderten Rechte gelten von dem Zeitpunkt an, ab dem der GFP aktiviert wurde bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Notfall deeskaliert wird.

Fallen Geschäftsprozesse innerhalb des Geltungsbereichs des GFPs aus, können besondere Melde- und Berichtspflichten an interne und externe Stellen bestehen

Diese Meldepflichten sollten innerhalb des GFP dokumentiert werden, sofern sie von denen des Normalbetriebs abweichen und nur für die Dauer des Notfalls gelten
Die besonderen Melde- und Berichtspflichten richten sich sowohl an interne als auch externe Interessengruppen
Hierunter fallen etwa andere Organisationseinheiten der Institution, Aufsichtsbehörden, Kunden und Kundinnen sowie dienstleistende und zuliefernde Institutionen, die für die Dauer des Notfalls gesondert informiert werden
Dies kann beispielsweise häufigere Meldungen oder Berichte umfassen oder gesonderte Inhalte der Meldungen

Es ist empfehlenswert, folgende Informationen zu beschreiben:

Stelle, an die gemeldet oder berichtet werden soll
Rolle, die melden oder berichten soll
Medium, über das gemeldet oder berichtet werden soll
Inhalt, der gemeldet oder berichtet werden soll
Zeitpunkt oder Häufigkeit, zu dem oder in der gemeldet oder berichtet werden soll

Entwicklung von Notfallmaßnahmen im Reaktiv-BCMS (R)

Innerhalb der GFP-Workshops muss die Organisationseinheit Notfallmaßnahmen entwickeln und dokumentieren

Diese sollten den Wiederanlauf sowie den Notbetrieb ausgefallener Geschäftsprozesse ermöglichen, soweit dies im Reaktiv-BCMS mit bereits vorhandenen oder einfach umsetzbaren BC-Lösungen möglich ist
Einfache BC-Lösungen, die im Rahmen des Reaktiv-BCMS umgesetzt werden, sollten als Maßnahmen im Maßnahmenplan dokumentiert werden und im Rahmen des Reaktiv-BCMS umgesetzt werden
Sie sollten dort entsprechend der Vorlage mit einer Umsetzungsfrist aufgenommen und innerhalb dieses Zeitrahmens umgesetzt werden

Ferner sollte in den GFPs selbst beschrieben werden, wie die BC-Lösungen im Notfall konkret angewendet werden

Folgende Leitfragen können dabei helfen, die erforderlichen Notfallmaßnahmen zu ermitteln:
Welche Informationen sollen an wen auf welche Weise weitergegeben werden?
Welche Notfallmaßnahmen müssen eingeleitet werden, um den gewünschten Zustand zu erreichen (z. B. Notbetriebsniveau)?
Wie lange wird die Durchführung der Notfallmaßnahmen dauern?
Welche Voraussetzungen müssten gegeben sein, um die Notfallmaßnahmen durchführen zu können?
Welche Reaktionen werden von anderen erwartet?

Hinweis

Obwohl im Reaktiv-BCMS keine BC-Strategien als solche entwickelt werden, kann es hilfreich sein, sich im Hilfsmittel Vorschläge zu BC-Strategien einen Überblick über mögliche BC-Lösungen und Maßnahmen zu verschaffen

Dort sind einige Beispiele für BC-Strategien und Lösungen, die möglicherweise keine Investitionen erfordern.

Die BC-Lösungen und Notfallmaßnahmen sollten nach Möglichkeit geeignet sein, das definierte Notbetriebsniveau und die RTO zu erreichen

Hierbei handelt es sich um zwei Dimensionen, die innerhalb einer idealen BC-Planung beide gleichzeitig erfüllt werden sollten.

In der Bandbreite sind hinsichtlich des definierten Notbetriebsniveaus zwei Extreme möglich:

In manchen Fällen kann möglicherweise durch Ausweich- oder Ersatzressourcen dieselbe Funktionalität und Leistungsfähigkeit wie im Normalbetrieb erreicht werden, z. B. anhand von Redundanzkonzepten für die IT.
In anderen Fällen kann möglicherweise das Notbetriebsniveau nicht sichergestellt werden, da ein Reaktiv-BCMS ausschließlich auf bereits vorhandene Ressourcen und Möglichkeiten der Institution aufbaut.

Ähnlich verhält es sich mit der RTO

Hier sind in der Bandbreite auch zwei Extreme möglich:
In manchen Fällen können möglicherweise Ausweich- oder Ersatzressourcen innerhalb der geforderten RTO tatsächlich zur Verfügung gestellt werden.
In anderen Fällen können aufgrund unzureichender oder fehlender BC-Lösungen möglicherweise Ausweich- oder Ersatzressourcen erst in einem deutlich längeren Zeitraum als die RTO zur Verfügung gestellt werden.

Aus dem Endergebnis des Soll-Ist-Vergleichs lassen sich zwei Fälle ableiten, auf die im Nachfolgenden weiter eingegangen wird.

Fall 1

RTO wird auf Notbetriebsniveau erreicht Die zugesicherte Wiederanlaufzeit der Ressource ist kürzer oder gleich der geforderten Wiederanlaufzeit (RTA ≤ RTO)

Zusätzlich erreicht die wieder angelaufene Ressource in dieser Zeit das Notbetriebsniveau.

Grundsätzlich besteht in diesem Fall kein weiterer Handlungsbedarf seitens der Organisationseinheit, um den Wiederanlauf in den Notbetrieb sicherzustellen

Es muss jedoch dokumentiert werden, dass die vorhandenen Maßnahmen geeignet sind, um die Ressourcen innerhalb der geforderten Zeit zur Verfügung stellen zu können
Falls dazu weitere Schritte im Notfall durch die Organisationseinheit erforderlich sind, müssen diese im GFP dokumentiert werden
Wird im Notbetrieb eine Ersatzressource bereitgestellt, z. B. durch das Facility Management oder das ITSCM, dann muss die Organisationseinheit zusätzlich beschreiben, wie diese aus Sicht der Organisationseinheit eingebunden und genutzt werden kann
Sie muss beschreiben, welche Maßnahmen relevant sind, um den Notbetrieb zu erreichen, aufrechtzuerhalten sowie zurück in den Normalbetrieb zu überführen.

Da infolge der Einschränkungen des Notbetriebs mit Arbeitsrückständen zu rechnen ist, ist es empfehlenswert, dass die Organisationseinheit zusätzlich Maßnahmen beschreibt, die diese Nacharbeiten identifizieren und behandeln.

Beispiel 1: Ausfall eines IT-Systems

Im GFP wird durch die Organisationseinheit festgelegt, dass der Wiederanlauf eines ausgefallenen IT-Systems ohne weitere organisatorische Maßnahmen abgewartet wird

Da die RTA zum Wiederanlauf des IT-Systems kleiner als die RTO ist und keine Einschränkungen der Leistung oder des Umfangs zu erwarten sind, könnte der Geschäftsprozess auch in einem Notbetrieb vollumfänglich ausgeführt werden
Da die RTA jedoch nur geschätzt wurde und ein Funktionstest des IT-Systems erst zu einem späteren Zeitpunkt geplant ist, beruhen die Notfallmaßnahmen der Organisationseinheit auf einer Annahme
Beides wird dokumentiert und die Annahme wird überprüft, sobald die Erkenntnisse aus dem durchgeführten Funktionstest vorliegen.

Beispiel 2: Ausfall eines Gebäudes

Für einen Gebäudeausfall wird der Organisationseinheit eine gleichwertige Ausweichlokation zur Verfügung gestellt

Für alle Mitarbeitenden mit zeitkritischen Aufgaben stehen ausreichend Arbeitsplätze mit den benötigten Arbeitsmaterialien zur Verfügung
Die Organisationseinheit definiert dazu innerhalb ihrer Notfallmaßnahmen, wie sie diese Mitarbeitenden an die Ausweichlokation entsendet und dort die Arbeit wiederaufnimmt
Dies entspricht der „Herstellung des Notbetriebs“ und umfasst z. B. Transportmöglichkeiten abzustimmen, notwendige Zutrittsberechtigungen zu erhalten oder die Mitarbeitenden auf die vorhandenen Arbeitsplätze zu verteilen.

Darüber hinaus legt die Organisationseinheit fest, welche Maßnahmen für die Dauer des Notbetriebs an der Ausweichlokation gelten.

Dies umfasst Regelungen,

wie mit vertraulichen Dokumenten an der Ausweichlokation umgegangen wird,
wie Informationen auf Papier, z. B. Postsendungen, nachgesendet werden können und
wie alternative, vor Ort befindliche Geräte, Maschinen oder Anlagen eingesetzt werden können.

Abschließend beschreibt die Organisationseinheit, wie sie vom Notbetrieb wieder in den Normalbetrieb zurückkehren kann

Dies umfasst beispielsweise Mitarbeitende wieder auf die regulären Arbeitsplätze zu verteilen, den gesicherten und vertraulichen Transport von im Notbetrieb erstellten Dokumenten zu beauftragen oder temporäre Zutrittsberechtigungen abzugeben.

Fall 2: Die vorgegebenen Parameter werden nicht erreicht

In diesem Fall ist die zugesicherte Wiederanlaufzeit länger als die RTO oder das geforderte Notbetriebsniveau wird nicht erreicht

Im ungünstigsten Fall werden beide Parameter gleichzeitig nicht erfüllt.

Abbildung 46 zeigt den Fall, dass zwar die RTA erreicht wird, jedoch nicht das geforderte Notbetriebsniveau

Dies tritt bei Ersatzressourcen auf, die gegenüber der ausgefallenen Originalressource über einen stark eingeschränkten Funktions- und Leistungsumfang verfügen, der auch nicht im zeitlichen Verlauf auf das geforderte Notbetriebs-niveau gesteigert werden kann:

Beispiel: Nichterreichen des Notbetriebsniveaus

Im Falle eines Gebäudeausfalls wurde der Organisationseinheit zugesichert, innerhalb der RTO eine Ausweichlokation zu erhalten

In der Ausweichlokation stehen jedoch nicht genügend Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden mit zeitkritischen Aufgaben zur Verfügung.

Abbildung 47 zeigt den Fall, dass zwar das Notbetriebsniveau erreicht wird, jedoch die zugesicherte Wiederanlaufzeit länger ist als die RTO

Dies tritt bei Ersatzressourcen ein, die zwar grundsätzlich über das nötige Notbetriebsniveau verfügen, die jedoch länger für den Wiederanlauf benötigen als gefordert.

Beispiel: RTA > RTO Im Falle eines Gebäudeausfalls wurde der Organisationseinheit eine Ausweichlokation zugesichert

Die Ausweichlokation steht jedoch erst einen Tag nach Ablauf der RTO zur Verfügung.

Beispiel: RTA > RTO und Nichterreichen des Notbetriebsniveaus

Im Falle eines Produktionsausfalls wurde der Organisationseinheit zugesichert, dass eine der beiden für das Notbetriebsniveau erforderlichen Produktionsstraßen nach einem Zeitraum, der länger als die RTO ist, zur Verfügung steht. In allen Ausprägungen des Falls 2 existiert ein erhöhter Schaden, falls die betrachtete Ressource und damit der Geschäftsprozess ausfällt

Die Anforderungen des BCMS werden an dieser Stelle nicht erfüllt

Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten, mit dieser Situation umzugehen:

Behebung durch Workarounds und Quickfixes
Risikoakzeptanz mit Behebung im Aufbau- oder Standard-BCMS Behebung durch Workarounds und Quickfixes

In vielen Fällen lassen sich das Notbetriebsniveau und die geforderte Wiederanlaufzeit durch überschaubare Investitionen oder schnelle Workarounds erreichen, die nicht vollständig auf den vorhandenen Mitteln aufbauen, jedoch auch nicht einen solchen Umfang wie vollumfängliche BC-Strategien umfassen:

Beispiele: Nichterreichen des Notbetriebsniveaus

Der Ausfall eines Gebäudes wird durch eine Verlagerung der Bürotätigkeiten der Organisationseinheit ins Homeoffice kompensiert

Hierbei wird auch die RTA erreicht
Jedoch wird nicht das geforderte Notbetriebsniveau erreicht, da nicht für alle Mitarbeitenden genügend Lizenzen für die benötigte Webkonferenzplattform zur Verfügung stehen
Diese werden für eine überschaubare Summe zusätzlich erworben, sodass alle Mitarbeitenden im Notbetrieb die Webkonferenzplattform benutzen können
Diese zusätzliche Maßnahme ermöglicht es, das Notbetriebsniveau zu erreichen.

RTA > RTO

Der Ausfall einer Werkstatt wird durch die Organisationseinheit kompensiert, indem von einem etablierten Dienstleistungsunternehmen eine entsprechende Ausstattung geleast und mit firmeneigenen Werkzeugen an einen firmeneigenen Ausweichstandort transportiert wird

Anschließend wird dort die Ersatzwerkstatt in Betrieb genommen
Hierbei wird die RTA nicht erreicht, weil nicht genügend Transporter zur Verfügung stehen
Diese Lücke wird kompensiert, indem der Vertrag mit dem Dienstleistungsunternehmen um die fehlenden Transporter erweitert wird
Diese Maßnahme ermöglicht es, die RTO zu erreichen.

Hierbei ist es grundsätzlich empfehlenswert, Typ-2-Fälle möglichst durch Workarounds und Quickfixes zu behandeln und somit zu Typ-1-Fällen zu transformieren, die die Anforderungen des BCMS erfüllen

Die dazu erforderlichen Vorsorgemaßnahmen sollten im BCM-Maßnahmenplan (siehe 15.2 Ableitung von Korrektur- und Verbesserungs-maßnahmen (R+AS)) beschrieben werden.

Risikoakzeptanz mit Behebung im Aufbau- oder Standard-BCMS In der Praxis werden in der Regel im Reaktiv-BCMS eine Reihe von Fällen bestehen, in denen die Anforderungen nicht in der geforderten Zeit oder auf dem geforderten Niveau erreicht werden können und gleichzeitig auch keine einfachen Möglichkeiten für Workarounds bestehen

Alternativ kann die Situation eintreten, dass zwar Workarounds möglich sind und auch angewendet werden, aber die die Anforderungen dennoch nicht vollständig erfüllt werden können.

Beispiel

Wie in Abbildung 46: Fall 2a: RTA ≤ RTO, jedoch wird das Notbetriebsniveau nicht erreicht dargestellt und im dazugehörigen Beispiel beschrieben, wurde bei Gebäudeausfall der Organisationseinheit zugesichert, innerhalb der RTO eine Ausweichlokation bereitzustellen

In der Ausweichlokation stehen jedoch nicht genügend Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden mit zeitkritischen Aufgaben zur Verfügung.

Um dies zu kompensieren, entscheidet sich die Organisationseinheit dafür, die vorhandenen Arbeitsplätze in mehreren Schichten zu nutzen

Darüber hinaus werden bestimmte Tätigkeiten für die Dauer des Notbetriebs ausgelassen
Es wird dokumentiert, dass das geforderte Notbetriebsniveau nicht erreicht werden kann
Die notwendigen Nacharbeiten werden durch temporäre Mehrarbeit der Mitarbeitenden kompensiert.

Hinweis

Unter Umständen können mit den vorhandenen Mitteln sowie den Möglichkeiten des Reaktiv-BCMS keine Notfallmaßnahmen konzipiert werden, die ausreichen, um die zeitliche Lücke zwischen RTA und RTO zu überbrücken oder das Notbetriebsniveau sicherzustellen

Aufgrund der Tragweite eines möglichen Prozessausfalls über die MTPD hinaus muss der Umgang mit den entsprechenden Ressourcen mit der Institutionsleitung als oberste Entscheidungsinstanz abgestimmt werden
Hierzu muss eine Gesamtübersicht erstellt werden, die alle Lücken des Reaktiv-BCMS und die darin betroffenen Geschäftsprozesse und Ressourcen umfasst
Die Institutionsleitung muss entscheiden, ob sie das Risiko eines potenziellen Prozessausfalls über die MTPD hinaus zum gegenwärtigen Zeitpunkt akzeptiert oder Ad-hoc-Maßnahmen ergreift.

Die Defizite sollten je Ressource als Verbesserungsbedarf im Maßnahmenplan dokumentiert werden

Zusätzlich sollte im GFP selbst dokumentiert werden, dass in diesem Fall die fachlichen Anforderungen nicht erfüllt werden, sodass in einem Notfall die BAO dieses Defizit direkt erfasst.

Fallunterscheidung für unterschiedlich schwere Ausfälle Es kann hilfreich sein, die zeitkritischen Ressourcen gemäß BIA innerhalb eines GFP anhand unterschiedlich schwerer Ausfallszenarien zu betrachten.

Beispiel

Ein Gebäudeausfall kann den Ausfall eines gesamten Standortes, eines einzelnen Gebäudes oder lediglich einzelner Gebäudeteile bedeuten.

Je nach Schweregrad des Ereignisses kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Notfallmaßnahmen zu treffen
Bei dem gesamten Ausfall eines Standortes könnte es z. B. notwendig sein, sämtliche Tätigkeiten oder eine vorhandene Produktion an eine Ausweichlokation zu verlagern
Fallen hingegen nur einzelne Gebäudeteile aus, kann die Verlagerung der Arbeitsplätze oder der Produktion innerhalb des Gebäudes oder Standortes ausreichen.

Nicht alle Notfallmaßnahmen müssen neu dokumentiert werden, falls diese bereits leicht verständlich in anderen Dokumenten beschrieben sind

Wenn bereits zutreffende Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen der AAO existieren, kann auf die entsprechenden Textstellen in den bestehenden Dokumenten verwiesen werden
Um schnell auf diese Textstellen zugreifen zu können, sollten alle im GFP aufgeführten Dokumente am Ende des GFP noch einmal in einer Gesamtliste namentlich aufgeführt werden
Zusätzlich sollten je Dokument der jeweils relevante Abschnitt sowie der Ablageort referenziert werden
Es muss auch sichergestellt werden, dass die Ablageorte dem Schutzbedarf der Dokumente entsprechen und die Dokumente gleichzeitig im Notfall zugänglich sind.

Schwachstellen und Verbesserungsbedarfe, die innerhalb der Geschäftsfortführungsplanung identifiziert werden, sowie getroffene Annahmen und Lücken, die sich aus der Natur des Reaktiv-BCMS ergeben, müssen an die Rolle BCB gemeldet werden

Diese muss die identifizierten Lücken und Schwachstellen sowie Annahmen und Verbesserungsbedarfe in einem Maßnahmenplan vorhalten
Dadurch kann sichergestellt werden, dass keine Aspekte verloren gehen und alle in einem Aufbau- oder Standard-BCMS wieder aufgegriffen und behandelt werden.

Entwicklung von Notfallmaßnahmen im Standard-BCMS (AS)

Innerhalb der Erstellung der GFPs müssen Notfallmaßnahmen entwickelt und dokumentiert werden, um ausgefallene Geschäftsprozesse in einem definierten Notbetrieb wiederaufzunehmen

Diese werden üblicherweise von den zuständigen Kontaktpersonen der GFPs erstellt
Hierzu muss beschrieben werden, wie auf Basis der festgelegten BC-Strategien und -Lösungen die Geschäftsprozesse innerhalb der erforderlichen Zeit und auf dem Notbetriebsniveau wiederaufgenommen werden sollen
Im GFP sollten der Ablauf und die konkreten Tätigkeiten zur Wiederaufnahme der relevanten Geschäftsprozesse sowie die entsprechenden Zuständigkeiten dokumentiert werden
Die Notfallmaßnahmen sollten geeignet sein, die Geschäftsprozesse auf Notbetriebsniveau für die Dauer fortführen zu können, die in den BC-Strategien definiert ist.

Folgende Leitfragen können dabei helfen, die erforderlichen Notfallmaßnahmen zu ermitteln:

Welche Informationen sollen an wen auf welche Weise weitergegeben werden?
Welche Notfallmaßnahmen müssen eingeleitet werden, um den gewünschten Zustand zu erreichen (z. B. Notbetriebsniveau)?
Wie lange würde die Durchführung der Notfallmaßnahmen dauern?
Welche Voraussetzungen müssten gegeben sein, um die Notfallmaßnahmen durchführen zu können?
Welche Reaktionen würden von anderen erwartet?

Darüber hinaus sollten die Notfallmaßnahmen mit der aktuellen Wiederanlaufplanung der Ressourcen abgestimmt werden

Abschließend sollte beschrieben werden, wie die Geschäftsprozesse vom Notbetrieb in den Normalbetrieb überführt werden sollen und wie mit notwendigen Nacharbeiten, beispielsweise Arbeitsrückständen, verfahren werden soll.

Es wird empfohlen, die Notfallmaßnahmen am Ablauf der Notfallbewältigung auszurichten:

Maßnahmen, um den Notbetrieb zu erreichen (Wiederanlauf in den Notbetrieb)
Maßnahmen für die Geschäftsfortführung (Arbeiten im Notbetrieb)
Maßnahmen zur Rückführung in den Normalbetrieb (inklusive Nacharbeiten)

Beispiel

Für einen Gebäudeausfall wird den Organisationseinheiten im Rahmen der festgelegten BC-Strategie und -Lösung ein gleichwertiger Ausweichstandort zur Verfügung gestellt

Innerhalb des Wiederanlaufplans werden die Maßnahmen beschrieben, um den Ausweichstandort mit den benötigten Arbeitsmaterialien bereitzustellen
Innerhalb der GFPs wird beschrieben, wie die Organisationseinheiten die zeitkritischen Mitarbeitenden an den Ausweichstandort entsenden und diese dort die Arbeit wiederaufnehmen
Die Erstellung der GFPs umfasst z. B. Transportmöglichkeiten abzustimmen, notwendige Zutrittsberechtigungen zu erteilen oder zu planen, wie die Mitarbeitenden auf die vorhandenen Notfallarbeitsplätze im Notfall verteilt werden.

Darüber hinaus wird festgelegt, welche Maßnahmen für die Dauer des Notbetriebs am Ausweichstandort wichtig sind, z. B. Regelungen dazu,

wie mit vertraulichen Dokumenten am Ausweichstandort umgegangen wird,
wie Informationen auf Papier, z. B. Postsendungen, nachgesendet werden und
wie alternative, vor Ort befindliche Geräte, Maschinen oder Anlagen eingesetzt werden.

Abschließend wird beschrieben, wie die Organisationseinheiten vom Notbetrieb wieder in den Normalbetrieb zurückkehren können

Dies umfasst z. B. Mitarbeitende wieder auf die regulären Arbeitsplätze zu verteilen, den vertraulichen Transport von im Notbetrieb erstellten Dokumenten zu beauftragen oder temporäre Zutrittsberechtigungen zu löschen.

Sofern aus Sicht der Organisationseinheit der Geschäftsbetrieb durch zusätzliche Notfallmaßnahmen noch weiter abgesichert werden kann und die Maßnahmen leicht umsetzbar sind, ist es empfehlenswert, diese mit in den GFP zu übernehmen

So können neben den hauptsächlich anzuwenden Maßnahmen auch alternative Varianten aufgeführt werden.

Der Detailgrad der beschriebenen Maßnahmen sollte so gewählt sein, dass eine fachkundige dritte Person in der Lage wäre, die Geschäftsfortführung anhand des GFP umzusetzen.

Hinweis

Um die Notfallmaßnahmen strukturiert abarbeiten zu können, ist es empfehlenswert, diese anhand von Checklisten zu dokumentieren.

Werden Notfallmaßnahmen definiert, so kann es hilfreich sein, innerhalb eines GFP die zeitkritischen Ressourcen anhand unterschiedlich schwerer Ausfallszenarien zu betrachten

Ein Gebäudeausfall kann den Ausfall eines gesamten Standortes, eines einzelnen Gebäudes oder lediglich einzelner Gebäudeteile bedeuten
Bei einem gesamten Standortausfall könnte es notwendig sein, sämtliche Tätigkeiten oder eine vorhandene Produktion an einen Ausweichstandort zu verlagern
Fallen hingegen nur einzelne Gebäudeteile aus, kann die Verlagerung der Arbeitsplätze oder der Produktion innerhalb des Gebäudes oder Standortes ausreichend sein.

Beispiel

Für die Ressource Gebäude besteht in einer Institution die BC-Strategie, Mitarbeitende an eine Aufweichlokation oder in das Home-Offices zu verlagern

Um die Notfallmaßnahme für das Szenario eines Gebäudeausfalls besser umsetzen zu können,

entscheidet sich die Organisationseinheit, das Szenario eines Gebäudeausfalls aufzuteilen

Für den Fall, dass nur einzelne Gebäudeteile ausfallen, verlagert sie die entsprechenden Mitarbeitenden an den Ausweichstandort
Für den Fall, dass das gesamte Gebäude ausfällt, verlagert sie Mitarbeitende, die mobil arbeiten können, in Home-Offices, da die Kapazität des Ausweichstandorts begrenzt ist
Mitarbeitende,die nicht mobil arbeiten können, werden an den festgelegten Ausweichstandort verlagert.

Nicht alle Notfallmaßnahmen müssen neu dokumentiert werden, falls diese bereits leicht verständlich in anderen Dokumenten beschrieben sind

Wenn bereits zutreffende Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen der AAO existieren, kann auf die jeweiligen Textstellen in den bestehenden Dokumenten verwiesen werden
Um schnell auf die entsprechenden Textstellen zugreifen zu können, sollten alle im GFP aufgeführten Dokumente am Ende des GFP noch einmal in einer Gesamtliste namentlich aufgeführt werden
Zusätzlich sollten je Dokument der jeweils relevante Abschnitt sowie der Ablageort referenziert werden
Es muss auch sichergestellt werden, dass die Ablageorte dem Schutzbedarf der Dokumente entsprechen und gleichzeitig die Dokumente auch im Notfall zugänglich sind.

Qualitätssicherung und Freigabe

Um sicherzustellen, dass alle Vorgaben zur Geschäftsfortführungsplanung eingehalten wurden, sollten die erstellten GFPs formal qualitätsgesichert werden

Dabei sollten die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:

Vollständigkeit: Wurde die GFP-Dokumentvorlage verwendet und bilden die Inhalte alle vorgegebenen Punkte ab? Wurden alle relevanten Inhalte der BIA innerhalb des GFP erfasst und sind Notfallmaßnahmen dazu beschrieben? Sind die Inhalte des GFP aktuell? Unvollständige oder nicht aktuelle GFPs können dazu führen, dass diese im Notfall nicht oder nur begrenzt einsetzbar sind.
Plausibilität: Sind die beschriebenen Maßnahmen widerspruchsfrei und die getroffenen Annahmen für die Institution realistisch? Sind sowohl die Angaben innerhalb des GFP als auch die beschriebenen Abhängigkeiten zu anderen GFPs oder WAPs plausibel dargestellt?
Aktualität: Sind die referenzierten Dokumente in der jeweils aktuellen Version hinterlegt? Wurden die relevanten Kontaktpersonen auf Basis einer aktuellen Kontaktliste dokumentiert? Veraltete Informationen können dazu führen, dass die beschriebenen Maßnahmen wirkungslos sind oder nicht umgesetzt werden können und der GFP in Gänze nicht oder nur begrenzt einsetzbar ist.

Ferner können durch die Qualitätssicherung der Detailgrad und die sprachliche Verständlichkeit der GFPs überprüft und aufeinander abgestimmt werden.

Hinweis

Die Qualitätssicherung dient zu diesem Zeitpunkt lediglich dazu, sicherzustellen, dass die Vorgaben eingehalten wurden
Ob die in den GFPs beschriebenen Notfallmaßnahmen angemessen, vollständig und wirksam sind, kann erst anhand von Übungen und Tests ermittelt werden.

Nachdem die GFPs qualitätsgesichert wurden, müssen diese offiziell freigegeben werden.

Dies kann beispielsweise durch die Leitungen der Organisationseinheiten erfolgen
Dieser Schritt signalisiert, dass die Maßnahmen und Verfahren bestätigt wurden und der Plan offiziell in einem Notfall verwendet werden kann.

Nachdem die GFPs sowie die im folgenden Kapitel beschriebenen WAPs erstellt, qualitätsgesichert und freigegeben sind, ist es wesentlich transparenter, in welchem Maße die BC-Strategien und -Lösungen durch die Organisationseinheiten anwendbar sind und welcher tatsächliche Ressourcenbedarf für die Notfallmaßnahmen erforderlich ist

Es ist daher empfehlenswert, dass der oder die BCB die aktualisierten Informationen der Institutionsleitung und dem Risikomanagement mitteilt
Hierdurch kann der Institutionsleitung ein realistischeres Bild über die Risikosituation vermittelt werden als es zu einem früheren Zeitpunkt möglich war.

Anhang

Siehe auch

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