Business Continuity Beauftragte

Business Continuity Beauftragte - BCB

Beschreibung

BC-Beauftragte (BCB) unterstützen die Institutionsleitung

• Muss benannt werden
• Hauptanlaufstelle für alle BCM-Fragen
• koordinieren sämtliche BCM-Aufgaben
• treiben das BCM innerhalb der Institution voran

Zusätzlich sollte für den oder die BCB eine qualifizierte Vertretung benannt werden

Bezeichnung für die Rolle

• BCB
• Notfallbeauftragte
• Business Continuity Manager
• Notfall-Manager(in)

Titel und Rollenverständnis

Aus diesen Titeln folgt mitunter ein bestimmtes Rollenverständnis

• Titel wie Notfall-Manager oder -Managerin führen oft dazu, dass fälschlicherweise angenommen wird, die Rolleninhabenden steuerten die Notfallbewältigung, obwohl die Rolle in der Regel innerhalb der Notfallvorsorge tätig ist
• Im BSI-Standard 200-4 wird daher diese Rolle durchgehend als BCB bezeichnet

Stabsstelle

Es ist empfehlenswert, die Position der Rolle BCB organisatorisch als Stabsstelle in der AAO einzurichten

• also als eine direkt der Leitungsebene zugeordnete Position
• die von keinen anderen Stellen Weisungen bekommt
• direkte und jederzeitige Vorspracherecht bei der Institutionsleitung

Es wird davon abgeraten, die Rolle BCB in einer Organisationseinheit in der Linienorganisation zu verorten

• IT-Abteilung oder Verwaltung
• da hierbei leicht Interessenkonflikte entstehen können

Information

• BCB muss über das Geschehen in der Institution, soweit es einen Bezug zur BCM-Tätigkeit hat, umfassend und frühzeitig unterrichtet werden

Zeitliche Ressourcen

Keine allgemeingültigen Vorgaben

• Was angemessen ist, muss für jede Institution individuell entschieden werden

Sofern sich das BCMS noch im Aufbau befindet, besteht die Herausforderung, dass die Methoden, die Vorgaben und die Organisationsstruktur noch nicht definiert und etabliert sind

• Zeitliche Aufwand während des Aufbaus des BCMS meist höher als im späteren Betrieb

Initiale Konzeption ist zeitaufwendig

• Business-Impact-Analyse (BIA)
• Geschäftsfortführungspläne (GFP)

Nach Etablierung sinkt der Aufwand

• Angaben überprüfen
• GFPs aktualisieren

Schätzung der Aufwände durch die Institutionsleitung

„Wie oft bzw. wie viel Stunden soll sich der oder die BCB mit dem BCMS auseinandersetzen?“

• beispielsweise drei Tag pro Woche oder kontinuierlich

Ausreichend zeitliche Ressourcen

BCB müssen über ausreichend zeitliche Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können

• Für kleine Institutionen kann es nach erfolgreichem Aufbau des BCMS ausreichend sein, eine 50 %- BCB -Stelle für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des BCMS einzuplanen
• Demgegenüber kann es in großen oder komplexen Institutionen auch erforderlich sein, mehrere Vollzeitstellen zur Unterstützung des oder der BCB , d. h. ein mehrköpfiges BCB -Team, einzusetzen, um das BCMS einzuführen und aufrechtzuerhalten

Frühzeitig mit der Ressourcenplanung auseinandersetzen

• Rahmenbedingungen, Anforderungen, organisatorische und finanziellen Möglichkeiten berücksichtigen
• Aus dem laufenden Betrieb des BCMS können zeitlichen Ressourcen sukzessiv konkretisiert und angepasst werden

Fachliche und persönliche Eigenschaften

Um den vielfältigen Aufgaben und Anforderungen im BCM gerecht zu werden, müssen BCB angemessene fachliche und persönliche Eigenschaften inklusive entsprechendem Fachwissen sowie Erfahrungen besitzen

• Fehlende fachliche Eigenschaften sollten durch gezielte Maßnahmen aufgebaut werden.

Die Definition der BC-Aufbauorganisation decken die in der Praxis üblichen Aufgaben und Zuständigkeiten ab.

Fachlichen und persönlichen Fähigkeiten und Kenntnisse

• Führung von Mitarbeitenden
• Kommunikationsfähigkeiten
• Themen zielgruppengerecht für die aufzubereiten
• strategischen Entscheidungen vorbereiten und vorzutreiben
• Kenntnisse allgemeiner und branchenspezifischer Vorgehensweisen und Methoden
  • BCM-Standards
  • in der Branche übliche Best Practices
  • spezifische BCM-Anforderungen einer Aufsichtsbehörde
• Kenntnisse von anzuwendenden
  • Gesetzen
  • Vorschriften
  • Standards
  • weiteren Leitlinien
• Kenntnisse zur Bewältigung von Notfällen und Krisen
  • allgemeines Vorgehen in Notfällen
  • Erfahrungen in der Stabsarbeit
• Kenntnisse von den weiteren Sicherheits- und Risikomanagementaufgaben innerhalb der Institution
• Selbstständig Richtlinien, Anweisungen, Handbücher und Verfahrensdokumentationen erstellen
• gute Kenntnisse der Institution
  • Prozesse
  • Produkte
  • Services
  • Ziele der Institution
• Kenntnisse zu Risiken über
  • den Geschäftsbetrieb der Institution
  • die spezifischen betrieblichen Auswirkungen von Notfällen
• Wissen und Erfahrungen hinsichtlich möglicher Maßnahmen zum BCM