OpenProject/Meeting Management: Unterschied zwischen den Versionen

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==Meeting management==
Meetings in OpenProject erlauben dir Dokumente & Projekte zentral mit deinem Team zu teilen. Lege Agenden für dein Team an.
Meetings in OpenProject allow you to manage and document your project meetings at one central place, prepare a meeting agenda together with your team and document and share meeting minutes with your meeting attendees at one central place.


Meetings is defined as a module that allows the organization of meetings. The module has to be activated in the project settings in order to be displayed in the side navigation.</div>


Feature Documentation for
==Neues Meeting erstellen==
Meetings in OpenProject How to open meetings in OpenProject?
Create a new meeting How to create a new meeting in OpenProject?
Edit a meeting How to edit an existing meeting?
Add meeting participants How to add participants to a meeting?
Create or edit the meeting agenda How to create or edit the agenda?
Copy a meeting (recurring meetings) How to create recurring meetings?
Meetings in OpenProject
By selecting Meetings in the project menu on the left, you get an overview of all project meetings sorted by date. By clicking on a meeting name you can view further details of the meeting.


Note: in order to be able to use the meetings plugin, the Meetings module needs to be activated in the Project Settings.
Um ein neues Meeting zu erstellen, klicke auf Besprechungen (Meetings) im Projekt Menü.
Klicke den grünen +Beschprechung (Meeting) Button.


meetings


Create a new meeting
<gallery>
To create a new meeting, click on Meetings in the project menu (Meetings needs to be activated in the Project settings to be displayed).
OpenProjectCreateMeeting.png
</gallery>


Click the green + Meeting button.


create-meeting
Gebe den Title, Ort, Start und Dauer des Meetings an.
Wähle die Teilnehmer aus der Projekt Mitgliederliste aus.
Klicke den blauen Erstellen Button um deine Änderungen zu speichern.


Enter your meeting’s Title, Location and Start and duration.
<gallery>
OPNeuesMeeting2.png
</gallery>


Select the meeting participants from the project members list.


Click the blue Create button to save your changes.
==Bearbeite ein Meeting==
Falls Änderungen wie die Uhrzeit oder Ort zu einem bestehenden Meeting unternommen werden sollen, die Detaillierte Ansicht Öffnen durch Klicken auf den Titel in der Übersicht. Dann rechts oben auf Bearbeiten (Edit) klicken.  


create-new-meeting
<gallery>
edit-meeting-8a479dff.png
</gallery>


Edit a meeting
If you want to change the details of a meeting, for example its time or location, open the meetings details view by clicking on the title in the overview list and click on Edit next to the meeting’s name.


edit-meeting
Ein Fenster mit Informationen zu dem bestehenden Meeting öffnet sich, und kann auch dort angepasst werden.
Nicht vergessen die Änderungen zu speichern durch Klicken auf dem blauem Speichern (Save) Button. Abbrechen (Cancel) ruft die Detaillierte Ansicht wieder auf.


An edit screen is displayed and the meeting information can be adjusted.
<gallery>
1567598762132-ba23f629.png
</gallery>


Do not forget to save the changes by clicking the blue Save button. Cancel will bring you back to the details view.


edit-meeting


Add meeting participants
==Teilnehmer hinzufügen==
You can add participants (Invitees and Attendees) to a meeting while being in the edit mode. The process is the same whether you are creating a new meeting or editing an existing one. Additionally you can record after the meeting who actually took part in it.


You can see the list of all the project members under Participants. This list varies from project to project. If you select the field in the columns Invitees or Attendees, the selected project members will be notified automatically when an agenda or a meeting protocol is created.
Teilnehmer (Eingeladen und Anwesend) können im Bearbeiten Modus geändert werden. Der Prozess ist der selbe ob ein neues Meeting oder ein existierendes. Zusätzlich kann man nach dem Meeting Verzeichnen wer Anwesend war und wer nicht.
Die Liste von allen Project Mitgliedern ist unter Teilnehmern zu finden. Diese Liste variiert von Project zu Project. Nach Erstellung und Hinzufügen der Teilnehmer werden diese automatisch Benachrichtigt wenn ein Agenda oder Protokoll erstellt wird.  


participants
<gallery>
1567599156831-f988a363.png
</gallery>


By removing the check mark you can remove project members from the meetings.


Click on the Save button to secure the changes made by you.
Durch das Entfernen des Häkchen können Project Mitglieder vom Meeting entfernt werden.


Create or edit the meeting agenda
Klicke auf "Speichern" um die Veränderungen zu speichern.
After creating a meeting, you can set up a meeting agenda.


Prior to starting the meeting all participants can add their input to the agenda by simply clicking the Edit button.
==Erstelle oder Bearbeite Meetings Agenden==
With the toolbar you can make changes to the text format or edit macros, e.g. table of contents or work package tables (see Wiki for details).
All changes made to the agenda are tracked. You can click the History button to get an overview of all the changes including the persons who made the changes.
Click the Send for review button to quickly notify participants about the meeting and send them a link to the meeting.
Press the Send iCalendar button to send a calendar entry to the participants. The users can then quickly add the meeting to their calendar by accepting the invitation / importing the iCal file attached to the email notification.
At the beginning of the meeting, Close the agenda to prevent any other changes and provide the same basis for all meeting participants. After closing the agenda, the meeting minutes are displayed to capture the results of the meeting.
meeting-agenda
Create or edit meeting minutes
The meeting minutes are automatically created when closing the agenda in the details view of the meeting and selecting the Close option.


The agenda is closed and copied to the meeting minutes page as a basis. You can start editing the minutes now. The same as in the wiki pages, you can format the text, link minutes to work packages, documents, include work package lists or other macros.
Nach der Erstellung des Meeting, kann ein Meeting Agenda erstellt werden.


Don’t forget to Save your data.


You will be directed to the meeting view, where you can


edit the minutes,
Vor dem starten des Meetings können alle Teilnehmer Ihren Beitrag in die Agenda schreiben, durch klicken auf den Bearbeiten Button.
Mit der Toolbar können Änderungen des Text Formates, macros und Tast eingebettet werden.
Alle Änderungen in der Agenda werden aufgezeichnet, mit Klick auf History kann eine Übersicht aufgerufen werden mit Veränderungen in der Agenda und von wem sie gemacht wurden.


view the change history,


send the minutes for review to invitees and attendees (as well as watchers and the meeting’s author).
Klicke auf Zur Einsicht verschicken um allen Teilnehmern eine Benachrichtigung mit Link über das Meeting zu schicken.


meeting-agenda
Klicke auf sende iClendar um einen Kalender Eintrag für die Teilnehmer zu schicken. Benutzer können dann das Meeting in deren Kalender einfügen, durch die Annahme der Einladung / Importieren der iCal Datei die im Anhang der Email ist.


Copy a meeting (recurring meetings)
Zu Beginn des Meetings, schließe die Agenda um Änderungen zu vermeiden für eine Basis für alle Teilnehmer. Nach dem die Agenda geschlossen wurde wird die Zeit aufgenommen wie lange das Meeting gedauert hat.
If you have recurring meetings, such as a Jour Fixe, and want to simplify the process of creating meetings and agendas, you can copy an existing meeting. To do that select the meeting and open the detailed meeting view.


Select Copy in the top right side.
==Protokoll==


copy-meeting
Nach der Erstellung der Agenda wird das Meeting geschlossen, in dem man auf "Schließen" Button drückt.
Dann Beginnt das Protokoll, die Agenda erscheint oben im Protokoll und es kann wären des Meetings Protokolliert werden.


You can now edit the copied meeting and add the new details. Click the Save button to secure your changes.
 
==Beispiel Meeting==
 
<gallery>
chrome_BTk423Ttn2.png
</gallery>
 
 
[[Kategorie:OpenProject]]

Aktuelle Version vom 28. März 2023, 11:05 Uhr

Meetings in OpenProject erlauben dir Dokumente & Projekte zentral mit deinem Team zu teilen. Lege Agenden für dein Team an.


Neues Meeting erstellen

Um ein neues Meeting zu erstellen, klicke auf Besprechungen (Meetings) im Projekt Menü. Klicke den grünen +Beschprechung (Meeting) Button.



Gebe den Title, Ort, Start und Dauer des Meetings an. Wähle die Teilnehmer aus der Projekt Mitgliederliste aus. Klicke den blauen Erstellen Button um deine Änderungen zu speichern.


Bearbeite ein Meeting

Falls Änderungen wie die Uhrzeit oder Ort zu einem bestehenden Meeting unternommen werden sollen, die Detaillierte Ansicht Öffnen durch Klicken auf den Titel in der Übersicht. Dann rechts oben auf Bearbeiten (Edit) klicken.


Ein Fenster mit Informationen zu dem bestehenden Meeting öffnet sich, und kann auch dort angepasst werden. Nicht vergessen die Änderungen zu speichern durch Klicken auf dem blauem Speichern (Save) Button. Abbrechen (Cancel) ruft die Detaillierte Ansicht wieder auf.


Teilnehmer hinzufügen

Teilnehmer (Eingeladen und Anwesend) können im Bearbeiten Modus geändert werden. Der Prozess ist der selbe ob ein neues Meeting oder ein existierendes. Zusätzlich kann man nach dem Meeting Verzeichnen wer Anwesend war und wer nicht. Die Liste von allen Project Mitgliedern ist unter Teilnehmern zu finden. Diese Liste variiert von Project zu Project. Nach Erstellung und Hinzufügen der Teilnehmer werden diese automatisch Benachrichtigt wenn ein Agenda oder Protokoll erstellt wird.


Durch das Entfernen des Häkchen können Project Mitglieder vom Meeting entfernt werden.

Klicke auf "Speichern" um die Veränderungen zu speichern.

Erstelle oder Bearbeite Meetings Agenden

Nach der Erstellung des Meeting, kann ein Meeting Agenda erstellt werden.


Vor dem starten des Meetings können alle Teilnehmer Ihren Beitrag in die Agenda schreiben, durch klicken auf den Bearbeiten Button. Mit der Toolbar können Änderungen des Text Formates, macros und Tast eingebettet werden. Alle Änderungen in der Agenda werden aufgezeichnet, mit Klick auf History kann eine Übersicht aufgerufen werden mit Veränderungen in der Agenda und von wem sie gemacht wurden.


Klicke auf Zur Einsicht verschicken um allen Teilnehmern eine Benachrichtigung mit Link über das Meeting zu schicken.

Klicke auf sende iClendar um einen Kalender Eintrag für die Teilnehmer zu schicken. Benutzer können dann das Meeting in deren Kalender einfügen, durch die Annahme der Einladung / Importieren der iCal Datei die im Anhang der Email ist.

Zu Beginn des Meetings, schließe die Agenda um Änderungen zu vermeiden für eine Basis für alle Teilnehmer. Nach dem die Agenda geschlossen wurde wird die Zeit aufgenommen wie lange das Meeting gedauert hat.

Protokoll

Nach der Erstellung der Agenda wird das Meeting geschlossen, in dem man auf "Schließen" Button drückt. Dann Beginnt das Protokoll, die Agenda erscheint oben im Protokoll und es kann wären des Meetings Protokolliert werden.


Beispiel Meeting

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