OpenProject/Workflow

OpenProject/Workflow - Beschreibung

Definition Workflow

Ein Workflow lässt sich grundsätzlich von einem Geschäftsprozess unterscheiden

• Beide hängen eng miteinander zusammen, sind jedoch nicht synonym
• Bei einem Workflow handelt es sich um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses

Was bedeutet Workflow

Workflow bedeutet Arbeitsablauf

• Er legt unter anderem fest, wer was bis wann erledigen muss, damit der Prozess abgeschlossen werden kann
• Zudem wird festgelegt, wo wer was ablegen muss, damit alle am Workflow Beteiligten Zugriff auf die benötigten Dokumente haben
• Wie zuvor schon beschrieben bedeutet Workflow auch festzulegen, welche Arbeitsschritte überhaupt durchgeführt werden müssen und in welcher Reihenfolge
• Er definiert auch Abhängigkeiten, um Fehler und Engstellen zu erkennen und optimieren zu können

Ein solcher Arbeitsablauf beschreibt also, wann, wie und wer mit welchen technischen Hilfsmitteln den entsprechenden Geschäftsprozess ausführt

• In der Fachsprache beschreibt Workflow die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz
• Im Bereich EDV beschreibt Workflow den Arbeitsablauf von Computerprogrammen

Wie sieht ein Workflow aus

Damit ein Workflow starten kann, benötigt er einen Auslöser, also einen Trigger

• Um fest zu stellen, wann der Workflow beendet ist, muss er auch einen Endpunkt enthalten
• Der Workflow ist der Überbegriff für viele einzelne Arbeitsschritte, welche sequentiell und oder gleichzeitig ablaufen können
• Zum Aussehen eines solchen Arbeitsablaufes gehört auch ein entsprechender Zustand, welchen es zu definieren gilt, wenn eine Aktivität (nicht) erfolgreich beendet wurde
• Um die einzelnen Prozesse möglichst gut strukturieren zu können, ordnet ein Workflow den Aktivitäten verschiedenen Beteiligten zu
• Ein Beteiligter kann dabei neben einer Person auch ein System sein
• Weiterer Bestandteil eines solchen Arbeitsablaufes ist dessen Dokumentenstruktur, welche allen Beteiligten zentral zur Verfügung gestellt wird
• Damit stellt ein Workflow Informationen, Werkzeuge und Dokumente genau dann bereit, wenn die Beteiligten diesen zur Erledigung der Aktivität benötigen

Workflow-Richtlinien

• Zu jeder Aufgabe, die übernommen wird, ein Arbeitspaket erstellen, um den Status verfolgen zu können
• OP-Tickets erst komplett ausfüllen, bevor man sie zuweist
• Nicht ohne Kommentar weiterleiten
• Auf Prioritäten achten und sich nach diesen richten
• Ein Ticket nach dem anderen abarbeiten
• Aufwandsschätzung vornehmen und mit verbrauchter Zeit in alle Tickets eintragen

Produktivitätssünden

Im Schnitt werden wir alle drei Minuten bei einer Aufgabe unterbrochen

• Erschreckend: Danach dauert es 23 Minuten, um die ursprüngliche Aufgabe wieder konzentriert auszuführen
• Eine weitere Produktivitätssünde: zu viele Meetings
• Fast die Hälfte der Entscheider glaubt, dass ihre Mitarbeiter ohne Meetings produktiver arbeiten würden
• In vielen Fällen lassen sich Dinge mit einem Telefonanruf klären, wodurch eine zeitraubende Zusammenkunft schlicht überflüssig ist
• Von der Multitasking-Mentalität sollte man sich verabschieden
• Das ständige Hin-und-herwechseln zwischen den einzelnen Aufgaben vermindert die Produktivität um 40 Prozent
• Also: Ein Ticket nach dem anderen erledigen

Vorteile eines gut gestaltenen Workflows

• Reduzieren Durchlauf- und Liegezeiten
• Reduzieren Fehler
• Erhöhen die Transparenz
• Verringern den Kommunikationsbedarf
• Erhöhen die Produktivität und Effizienz
• Garantieren einen schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen
• Ermöglichen ein schnelles Analysieren und Treffen von Entscheidungen

Anhang

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Links

Weblinks

1. https://www.microtech.de/erp-wiki/workflow