Organisationshandbuch

Teams

• Ein Team ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen zur Lösung einer bestimmten Aufgabe, bzw. Erreichung eines bestimmten Zieles.
  
• Dazu findet oftmals eine Rollenverteilung statt.
• Um die Aufgaben zu verteilen, die Arbeit zu organisieren und sich um auftretende Konflikte zu kümmern, nimmt mindestens eine Person die Rolle des Teamführers ein.
• Eine weitere Person übernimmt die Kontrolle der Arbeit, während dem Rest der Personen die Arbeiten möglichst nach ihren Fähigkeiten zugeteilt werden.
• Der Teamleiter erfasst häufig die Arbeitszeiten, wie auch die Mehrarbeit, außerdem ist er für die Informationsweitergabe zuständig.

Teamleiter

• Der Teamleiter moderiert die Zusammenarbeit im Team und organisiert die Aufgabenverteilung innerhalb der Teams. Er ist für die Zielerreichung sowie für die unternehmerische Projektdurchführung verantwortlich, d.h., er sucht mit dem Team nach Lösungen mit dem besten Nutzen-Aufwand-Verhältnis für das Projekt.
  
• Der Teamleiter ist weiterhin für die zeitliche Strukturierung und Schaffung von Pufferzeiten bei Problemen verantwortlich. Die Teamleitung ist eine wichtige Führungsaufgabe.

Teammitglieder

• Die Teammitarbeiter/innen unterstehen disziplinarisch ihren jeweiligen Teamleitern.
  
• Somit sind Anweisungen des Teamleiters umzusetzen und an der Erarbeitung der (Teil-) Aufgabe engagiert und konstruktiv mitzuarbeiten.
  
• Sollten Anweisungen widersprüchlich oder unklar sein, sind die regelmäßigen Sitzungen für die Besprechung der Problematik zu nutzen, um eine eventuell unklare Zielsetzung zu konkretisieren.
  
• Jeder ist am Erfolg und Misserfolg der angestrebten Zielsetzung verantwortlich!

Dokumentation

• Das Dokumentenmanagement soll die Ergebnissicherung und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Projektschritte gewährleisten.

Meetings

Ablauf

Protokolle

Warum wird protokolliert?

• Dies dient dazu, später auftretende Fragen im Protokoll nachlesen zu können.
  
• Besonders sinnvoll ist das Protokoll auch für nicht anwesende Teammitglieder zur nachträglichen Information über den Sitzungsverlauf und sind deswegen auch an diese weiterzugeben.

Durch wen wird protokolliert?

• Es wird vor der Sitzung ein Protokollant bestimmt, welcher die angesprochenen Themen mit Gesprächsverlauf und dem Ergebnis notiert.

Wann wird protokolliert?

• Jeden Morgen sollte eine Sitzung / Meeting in Form einer Besprechung abgehalten werden. Dort sollten folgende Punkte besprochen werden:* Status (was war meine Aufgabe und wo stehe ich bzw. hätte ich stehen sollen)
• Weitere Vorgehensweisen (z.B. neue Aufgaben)
• Sonstiges

Wie wird protokolliert?

• Die genauen Arbeitsvorgänge zum Erreichen des Aufgabenziels sollten näher besprochen und erläutert werden, wobei sich auch entsprechende konstruktive Vorschläge der Mitarbeiter mit berücksichtigen lassen.
  
  • Jedes Team-Meeting ist zu protokollieren
  • Es wäre angebracht das Protokoll direkt am PC mitzuschreiben

• Danach werden die Notizen vom Protokoll sinnvoll und übersichtlich am PC in das Protokoll-Formular übertragen.
  
• Das Protokoll wird in dem Ordner Sitzungen im jeweiligen Team-Ordner abgelegt und trotzdem für jedes Teammitglied einmal ausgedruckt damit jeder die beschlossenen Ergebnisse schriftlich hat.

Was macht man mit einem Protokoll?

• Zu Beginn eines Meetings wird das Protokoll des vorherigen Meetings zu Rate gezogen und besprochen, ob die dort vergebenen Aufgaben erledigt wurden oder was der Grund des Aufschubs ist.

• Ein Protokoll wird innerhalb einer Stunde nach dem Meeting an jeden Teilnehmer des Meetings ausgeteilt oder versendet.