OpenProject/Meeting Management

Meetings in OpenProject erlauben dir Dokumente & Projekte zentral mit deinem Team zu teilen. Lege Agenden für dein Team an.

Neues Meeting erstellen

Um ein neues Meeting zu erstellen, klicke auf Besprechungen (Meetings) im Projekt Menü. Klicke den grünen +Beschprechung (Meeting) Button.

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Gebe den Title, Ort, Start und Dauer des Meetings an. Wähle die Teilnehmer aus der Projekt Mitgliederliste aus. Klicke den blauen Erstellen Button um deine Änderungen zu speichern.

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Bearbeite ein Meeting

Falls Änderungen wie die Uhrzeit oder Ort zu einem bestehenden Meeting unternommen werden sollen, die Detaillierte Ansicht Öffnen durch Klicken auf den Titel in der Übersicht. Dann rechts oben auf Bearbeiten (Edit) klicken.

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Ein Fenster mit Informationen zu dem bestehenden Meeting öffnet sich, und kann auch dort angepasst werden. Nicht vergessen die Änderungen zu speichern durch Klicken auf dem blauem Speichern (Save) Button. Abbrechen (Cancel) ruft die Detaillierte Ansicht wieder auf.

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Teilnehmer hinzufügen

Teilnehmer (Eingeladen und Anwesend) können im Bearbeiten Modus geändert werden. Der Prozess ist der selbe ob ein neues Meeting oder ein existierendes. Zusätzlich kann man nach dem Meeting Verzeichnen wer Anwesend war und wer nicht. Die Liste von allen Project Mitgliedern ist unter Teilnehmern zu finden. Diese Liste variiert von Project zu Project. Nach Erstellung und Hinzufügen der Teilnehmer werden diese automatisch Benachrichtigt wenn ein Agenda oder Protokoll erstellt wird.

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Durch das Entfernen des Häkchen können Project Mitglieder vom Meeting entfernt werden.

Klicke auf "Speichern" um die Veränderungen zu speichern.

Erstelle oder Bearbeite Meetings Agenden

After creating a meeting, you can set up a meeting agenda.

Prior to starting the meeting all participants can add their input to the agenda by simply clicking the Edit button. With the toolbar you can make changes to the text format or edit macros, e.g. table of contents or work package tables (see Wiki for details). All changes made to the agenda are tracked. You can click the History button to get an overview of all the changes including the persons who made the changes. Click the Send for review button to quickly notify participants about the meeting and send them a link to the meeting. Press the Send iCalendar button to send a calendar entry to the participants. The users can then quickly add the meeting to their calendar by accepting the invitation / importing the iCal file attached to the email notification. At the beginning of the meeting, Close the agenda to prevent any other changes and provide the same basis for all meeting participants. After closing the agenda, the meeting minutes are displayed to capture the results of the meeting. meeting-agenda

Erstellte oder Bearbeite Meeting Minuten

The meeting minutes are automatically created when closing the agenda in the details view of the meeting and selecting the Close option.

The agenda is closed and copied to the meeting minutes page as a basis. You can start editing the minutes now. The same as in the wiki pages, you can format the text, link minutes to work packages, documents, include work package lists or other macros.

Don’t forget to Save your data.

You will be directed to the meeting view, where you can

edit the minutes,

view the change history,

send the minutes for review to invitees and attendees (as well as watchers and the meeting’s author).

meeting-agenda

Kopiere ein Meeting (recurring meetings)

If you have recurring meetings, such as a Jour Fixe, and want to simplify the process of creating meetings and agendas, you can copy an existing meeting. To do that select the meeting and open the detailed meeting view.

Select Copy in the top right side.

copy-meeting

You can now edit the copied meeting and add the new details. Click the Save button to secure your changes.