Kategorie:E-Mail

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E-Mail ist ein System zur Übertragung und Verwaltung von E-Mail-Nachrichten

1 Beschreibung

E-Mail (Mail)
  • engl. für „elektronische Post“ (E-Post)
  • Einer der wichtigsten Internetdienste
System
Nachricht
  • ... die per E-Mail-System übertragen wurde
E-Mail Nachrichten
  • Textnachrichten
  • digitale Dokumente
    • Dokumente, Grafiken, Programme, Archive
  • meist in wenigen Sekunden weltweit übertragen
E-Mail ist asynchron
  • Nachrichten können gesendet werden, ohne dass der Empfänger sie direkt entgegennehmen muss
    • Briefpost
  • Telefon oder Internet Relay Chat
    • Ermöglicht/erfordert gleichzeitige (synchrone) Kommunikation

1.1 Eigenschaften

1.1.1 Geschwindigkeit

E-Mails können schnell übermittelt und vom Empfänger gelesen werden

1.1.2 Aufwand

  • Kein Ausdrucken, Kuvertieren, Adressieren, Frankieren und Postkasten einwerfen beim Absender
  • Kein Briefkastenentleeren und Brieföffnen beim Empfänger
  • Auf dem Computer geschriebene Briefe können direkt und einfach per E-Mail verschickt und beim Empfänger direkt auf dem Computer gelesen und ggf. weiterverarbeitet werden.

1.1.3 Kosten

Auch der finanzielle Einzelaufwand (Kosten für Versand einer E-Mail) ist im Normalfall geringer (keine Material- und Portokosten), sofern viele E-Mails verarbeitet werden oder die nötige Infrastruktur (Computer mit Internetzugang) sowieso schon beim Absender und Empfänger zur weitergehenden Nutzung vorhanden ist.

  • Zudem wird der Aufwands- und Kostenvorteil umso größer, je mehr Empfänger die gleiche E-Mail erhalten sollen (Rundschreiben).
  • E-Mail-Dienste werden im Internet für den Privatgebrauch meist kostenlos angeboten.
  • Sie finanzieren sich im Allgemeinen durch Werbung.

1.1.4 Umweltfreundlichkeit

Hinsichtlich der Umweltfreundlichkeit von E-Mails im Speziellen gibt es verschiedene Diskussionen und Ansichten wie auch beim Internet und der Computertechnik im Allgemeinen.

  • Zumindest sind E-Mails insofern umweltfreundlicher als herkömmliche Briefe, als sie unmittelbar kein Papier verbrauchen und keinen materiellen Transport (Lkw, Bahn, Flugzeug, Schiff usw.) benötigen.

1.1.5 Adressen

E-Mails haben gegenüber normaler Papier-Post den Vorteil, dass ihre Anschriften- und Absendertexte (E-Mail-Adressen) deutlich kürzer sind als bei normalen Papier-Post-Adressen mit Name, Straße/Postfach, Postleitzahl, Ort und ggf. Land.

  • E-Mail-Adressen können weitgehend frei gewählt werden und es besteht auch kein Zwang, den eigenen Namen in Klartext (z. B. michael.mueller@xyz.org) als E-Mail-Adresse zu verwenden, sofern der Domain-Inhaber (xyz.org) keine Regeln zum Format seiner E-Mail-Adressen aufgestellt hat oder keine Gesetze gebrochen werden.
  • Stattdessen sind ebenso Pseudonyme wählbar, womit eine höhere Anonymität erreicht wird, da die E-Mail-Adresse nicht oder nur begrenzt (über die Domain hergeleitet) Aussage macht bzw.
  • Rückschlüsse erlaubt über Namen, Herkunft, Geschlecht, Anschrift, geosozialen Status usw. Ebenso ist der Besitz mehrerer verschiedener E-Mail-Adressen möglich.

1.1.6 Handhabung

In der praktischen Handhabung bieten E-Mails ebenso Vorteile gegenüber der Papier-Post.

  • Eine E-Mail kann gleichzeitig an mehrere Empfänger verschickt werden, wobei auch mit verdeckten Empfängerlisten (BCC) gearbeitet werden kann, damit die komplette Empfängerliste nicht von jedem Empfänger einsehbar ist.
  • E-Mails können auf dem Computer einfach archiviert und die Archive können leicht durchsucht werden, um eine E-Mail schnell wiederzufinden.
  • Auch versendete und gelöschte E-Mails können automatisch archiviert werden.

1.1.7 Automatismen

E-Mail-Systeme bieten des Weiteren einige praktische Automatismen.

  • E-Mails lassen sich auf Wunsch automatisch weiterleiten, entweder zu einer anderen E-Mail-Adresse oder auf anderen Kommunikationskanälen, beispielsweise als SMS oder Fax.
  • Auch der umgekehrte Weg ist möglich, das heißt die Weiterleitung eines Fax oder einer SMS an eine E-Mail-Adresse.
  • Auf Wunsch kann auch bei Eingang einer E-Mail eine automatische Antwort an den Absender verschickt werden (zum Beispiel eine Abwesenheits-Nachricht) oder es erfolgt eine Benachrichtigung, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.
  • Ebenso ist eine automatische Aussortierung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter & persönliche Blacklists) oder eine automatische Vorsortierung in verschiedene Ordner nach frei vorgebbaren Kriterien möglich.

1.1.8 Dateiversand

Von Vorteil ist auch, dass an E-Mails weitere Dateien beliebiger Art angefügt werden können, die der Empfänger weiterverwenden kann.

  • E-Mails (jedoch jeweils nur der Textkörper, nicht der Kopf) können aus Datenschutzgründen auch verschlüsselt und zur Authentifizierung elektronisch signiert werden.
  • Ebenso können auf Wunsch digitale Visitenkarten mit weiteren Informationen (wie Anschrift oder Telefonnummer) als Anhang einer E-Mail mitverschickt werden, wodurch der Empfänger sein Adressbuch leichter mit E-Mail-Kontakten füllen und pflegen kann.

1.1.9 Zitation und CC

Auch beim Antworten auf E-Mails zeigen sich praktische Vorteile.

  • Antworten auf E-Mails können einfacher und schneller begonnen werden, indem der Absender und die CC-Empfänger der Ursprungs-E-Mail automatisch als Empfänger der Antwort übernommen werden.
  • Ebenso kann in Antworten der Inhalt der Ursprungs-E-Mail zitiert oder angefügt werden, um in der Antwort besser Bezug nehmen oder antworten zu können oder um den Diskussionsfaden zu dokumentieren.

1.2 Spam

Als Spam- ; englisch für ‚Abfall‘ oder ‚Plunder‘) werden unerwünschte E-Mails bezeichnet, die meist Werbung etc. enthalten.

  • Die Effizienz von E-Mail wird durch den massenhaften Verkehr von Spam, also E-Mails, die dem Empfänger unverlangt zugestellt werden und häufig werbenden Inhalt haben, teilweise eingeschränkt, insofern die Bearbeitung von Spam-E-Mails den Empfänger Zeit kostet.
  • Seit ungefähr 2002 sind mehr als 50 % und seit 2007 etwa 90 % des weltweiten E-Mail-Aufkommens Spam.
  • Im Jahr 2010 wurden ca. 107 Billionen E-Mails verschickt, mit einem Spam-Anteil von 89,1 %.
  • Im Oktober 2015 lag der Spam-Anteil bei E-Mails bei 54 %.

Das Landgericht Bonn entschied 2014 mit Bezug auf einen Fall von Anwaltshaftung, dass der Spam-Ordner eines Accounts, der im geschäftlichen Verkehr als Kontaktmöglichkeit zur Verfügung gestellt wird, täglich durchgesehen werden muss, um versehentlich als Werbung aussortierte E-Mails zurückzuholen.

1.3 Authentizität, Datenschutz und Integrität

Wie jedes Kommunikationsmittel muss auch die E-Mail verschiedenen Anforderungen genügen, um als sicheres Kommunikationsmittel gelten zu dürfen.

  • Hier sind als wichtigste Kriterien die Authentizität, der Datenschutz und die Integrität einer E-Mail zu nennen.

Mit der Authentizität einer E-Mail ist gemeint, dass sichergestellt ist, dass die E-Mail auch wirklich vom Absender stammt, also ein Original ist und keine betrügerische Fälschung. Datenschutz bezeichnet bei E-Mails im Wesentlichen den Schutz vor Mitlesen durch Dritte auf dem Übertragungsweg.

  • Als Integrität bezeichnet man das Schutzziel, dass der E-Mail-Inhalt bei der Übertragung vollständig und unverändert bleibt.

Zur Erreichung der Authentizität, des Datenschutzes und der Integrität existieren bereits diverse Schutzmechanismen, wie an anderen Stellen bereits beschrieben (Verschlüsselung, Absender-Authentifizierung#Absender-Authentifizierung , Pretty Good Privacy, GNU Privacy Guard, S/MIME).

  • Jedoch werden diese Schutzmechanismen beim Großteil des heutigen E-Mail-Verkehrs noch nicht angewendet.
  • Ohne diese Schutzmechanismen besitzen herkömmliche E-Mails jedoch einen geringeren Schutz als eine normale Postkarte.

Der folgende Unterabschnitt soll dazu möglichst plastisch den recht geringen Sicherheits-Standard einer herkömmlichen E-Mail im Vergleich zu einer Postkarte darstellen.

1.4 Vergleich mit der Postkarte

Herkömmliche (unverschlüsselte) E-Mails sind mit einer Postkarte vergleichbar, weil deren Inhalt offen und einfach lesbar verschickt wird.

  • Verschlüsselte E-Mails entsprechen einem verschlossenen Brief, aber E-Mail-Verschlüsselung ist heute immer noch eher die Ausnahme.
  • Aber auch bei einer verschlüsselten E-Mail ist neben dem Absender und den Empfängern (wie bei einem Brief) zusätzlich die Betreffzeile sowie generell alle Kopfzeilen lesbar.

E-Mails werden wie Postsachen beim E-Mail-Dienstleister wie bei einem Postamt gelagert.

  • Somit sind unverschlüsselte E-Mails wie Postkarten beim E-Mail-Dienstleister lesbar.
  • Zudem lassen sich E-Mails anders als normale Papier-Post einfach und automatisch nach nutzbaren Informationen durchsuchen und auswerten.

Zur Erhöhung der Zuverlässigkeit des E-Mail-Dienstes werden beim E-Mail-Dienstleister von E-Mails Kopien erstellt und eine Weile aufbewahrt, so als würde die Post Fotokopien von Postkarten und Briefen machen und archivieren.

Bei Papier-Post lässt sich auf Wunsch die erfolgte Zustellung dokumentieren (Einschreiben mit Rückschein) oder die Post läuft bei Annahmeverweigerung automatisch zurück zum Absender.

  • Herkömmliche E-Mails besitzen zwar auch den Mechanismus der Annahmebestätigung, aber der Empfänger kann die E-Mail trotzdem lesen, ohne gezwungen zu sein, die Annahme dem Absender gegenüber zu bestätigen.
  • Die Annahmeverweigerung als eigenständiger Mechanismus mit Rückmeldung an den Absender existiert bei herkömmlichen E-Mails nicht.

Eine Postkarte wird üblicherweise bei Inlandspost nur von einem bzw.

  • bei internationaler Post von zwei Post-Unternehmen entgegengenommen, transportiert und an den Empfänger ausgehändigt.
  • Eine E-Mail dagegen passiert auf dem Weg durch das Internet üblicherweise die Rechner verschiedener Unternehmen in verschiedenen Ländern.
  • Theoretisch kann eine E-Mail quasi ihren Weg über den halben Erdball durch viele Länder über viele Zwischenstationen (Rechner) nehmen, und alle Beteiligten können diese mitlesen.
  • Es ist insbesondere durch Edward Snowden bekannt geworden, dass Geheimdienste den E-Mail-Verkehr systematisch nach bestimmten Stichwörtern durchsuchen.

Ein Einbrecher muss bei einem Postamt persönlich erscheinen, aber ein Hacker kann (bei Sicherheitslücken) einfach aus der Ferne in ein E-Mail-Postfach einbrechen, ohne dass er verfolgbare Spuren hinterlässt oder der Einbruch überhaupt bemerkt wird.

  • Einbrecher haben bei E-Mail-Spionage weniger Risiko zu fürchten bei höheren Erfolgschancen und besseren Werkzeugen.
  • Voraussetzung ist jedoch eine hohe fachliche Qualifikation des Einbrechers.

Sicherheitsmaßnahmen sind bei Papier-Post für jedermann einfach und nachvollziehbar umsetzbar (Einschreiben mit Rückschein, Siegel, Tresor, Alarmanlage …).

  • Bei E-Mails sind Sicherheitsmaßnahmen viel diffiziler und nur von fortgeschrittenen Computer-Anwendern halbwegs beherrschbar.
  • Aber auch Nachlässigkeiten der Nutzer, z. B. durch Wahl unsicherer Passwörter, erleichtern die Chancen der Einbrecher.

Ähnlich einfach wie bei einem Brief oder einer Postkarte lassen sich E-Mails mit einer falschen Absenderadresse verschicken, was zum Beispiel bei Spam oder Phishing oft zu beobachten ist.

  • Empfänger-, Kopie- und Blindkopie-Adressen (im E-Mail-Kopf gekennzeichnet mit TO, CC beziehungsweise BCC) lassen sich gleichermaßen fälschen (E-Mail-Spoofing).

Papier-Post wird üblicherweise handschriftlich unterzeichnet (signiert) und ein Betrüger muss zum Betrug die Handschrift fälschen, jedoch wird bei den allermeisten E-Mails auf die elektronische Unterschrift (Signatur) verzichtet und unsignierte E-Mails werden vom Empfänger trotz fehlender bzw. eingeschränkter Rechtskraft im Allgemeinen akzeptiert.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass bei herkömmlichen E-Mails ein noch viel geringerer Sicherheitsstandard als bei einer Postkarte allgemein akzeptiert ist, obwohl kaum ein Mensch daran dächte, mit einer Postkarte persönliche sensible Daten zu versenden.

  • Vermutlich ist diese Akzeptanz der mangelnden Transparenz der E-Mail-Technologie geschuldet, weil die Risiken für den Nicht-Computerexperten nicht so offensichtlich, nicht erkennbar oder schlichtweg unbekannt sind, oder die Nachteile werden im Vergleich zu den vielen Vorteilen einfach in Kauf genommen.

1.5 Absender-Authentifizierung

Im Jahre 2004 gab es verschiedene Versuche, das Spam-Problem in den Griff zu bekommen.

  • Dabei konkurrierten die Verfahren Sender ID von Microsoft, Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys von Yahoo und RMX um die Gunst der Umsetzung.
  • Eine IETF-Arbeitsgruppe versuchte, einen Standard zu definieren.
  • Die Funktionsweise ist dabei bei allen Verfahren ähnlich.
  • Durch einen Zusatzeintrag im DNS sollte es möglich sein, den sendenden Mailserver zu verifizieren.
  • Die IETF-Arbeitsgruppe scheiterte aber letztendlich an ungeklärten Patentansprüchen von Seiten Microsofts.
  • Die verschiedenen Verfahren sollen nun in eigenen Verfahren als RFCs umgesetzt werden.

1.6 Dokumentation

Anders als beim Telefonat erhalten Absender und Empfänger von E-Mails automatisch eine schriftliche Dokumentation über den kommunizierten Inhalt.

  • Diese kann im benutzten E-Mail-Programm oder in einem Archivsystem aufbewahrt und später zur Rekapitulation herangezogen werden.

1.7 Qualität der Kommunikationsinhalte

Gegenüber den spontanen Aussagen während eines Telefongespräches bietet die schriftliche Formulierung die Chance, die zu übermittelnden Inhalte besser zu durchdenken und zu strukturieren.

  • Ebenso verringert sich die Gefahr einer unbedachten und im Nachhinein bereuten Aussage.

Andererseits muss – im Gegensatz zum Telefonat – der Verfasser einer E-Mail damit rechnen, dass seine Äußerungen langfristig beliebig oft nachgelesen werden können und vom Empfänger mit geringstem Aufwand oder gar unbedacht an eine praktisch beliebige Auswahl von Mitlesern weitergeleitet werden können.

  • Sie haben somit einen stärkeren Öffentlichkeitscharakter.

E-Mails werden sprachpsychologisch von ihren Empfängern oftmals als kräftiger und härter empfunden als vom Verfasser beabsichtigt.

  • Im Gegensatz zum Telefonat oder persönlichen Gespräch entfällt die sofortige Rückkopplung noch während des Verfassens der Kommunikation und damit eine wesentliche Regelungsfunktion.

1.8 E-Mail versus Social Media und Wikis

Die Einfachheit ihrer Benutzung führte dazu, dass E-Mail zu einem weltweiten Standard in der elektronischen Kommunikation wurde.

  • In der Unternehmenskommunikation wird allerdings inzwischen nicht nur die Informationsüberflutung durch die Flut der E-Mails als Problem wahrgenommen.

Die Tatsache, dass der Absender keine Kontrolle darüber hat, inwieweit seine E-Mail bearbeitet ist oder dass zu viele Mitarbeiter unnötig oder andere am Geschäftsvorgang Beteiligten unter Umständen gar nicht in Kenntnis gesetzt sind, begrenzt den Nutzen von E-Mail im betrieblichen Umfeld.

  • Analysten gehen davon aus, dass in Zukunft der Kommunikationsanteil, welcher über Social Community Plattformen (mit Aufgabenlisten, Bearbeitungsstatus und Abonnementfunktionen) und Wikis anstelle von E-Mail oder Instant Messaging abgewickelt wird, dort ansteigen wird, wo Transparenz, Strukturierung und Vernetzung von Projektwissen von Bedeutung sind.

Moderne Netzwerke in wissensintensiven Unternehmen organisieren sich eher horizontal.

  • E-Mails fördern aber in der Tendenz hierarchische Strukturen.

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