OpenProject/Workflow

OpenProject/Workflow - Beschreibung

Beschreibung

Ein Workflow lässt sich grundsätzlich von einem Geschäftsprozess unterscheiden

Beide hängen eng miteinander zusammen, sind jedoch nicht synonym
Bei einem Workflow handelt es sich um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses

Workflow bedeutet Arbeitsablauf

Er legt unter anderem fest, wer was bis wann erledigen muss, damit der Prozess abgeschlossen werden kann
Zudem wird festgelegt, wo wer was ablegen muss, damit alle am Workflow Beteiligten Zugriff auf die benötigten Dokumente haben
Wie zuvor schon beschrieben bedeutet Workflow auch festzulegen, welche Arbeitsschritte überhaupt durchgeführt werden müssen und in welcher Reihenfolge
Er definiert auch Abhängigkeiten, um Fehler und Engstellen zu erkennen und optimieren zu können

Ein solcher Arbeitsablauf beschreibt also, wann, wie und wer mit welchen technischen Hilfsmitteln den entsprechenden Geschäftsprozess ausführt

In der Fachsprache beschreibt Workflow die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz
Im Bereich EDV beschreibt Workflow den Arbeitsablauf von Computerprogrammen

Damit ein Workflow starten kann, benötigt er einen Auslöser, also einen Trigger

Um fest zu stellen, wann der Workflow beendet ist, muss er auch einen Endpunkt enthalten
Der Workflow ist der Überbegriff für viele einzelne Arbeitsschritte, welche sequentiell und oder gleichzeitig ablaufen können
Zum Aussehen eines solchen Arbeitsablaufes gehört auch ein entsprechender Zustand, welchen es zu definieren gilt, wenn eine Aktivität (nicht) erfolgreich beendet wurde
Um die einzelnen Prozesse möglichst gut strukturieren zu können, ordnet ein Workflow den Aktivitäten verschiedenen Beteiligten zu
Ein Beteiligter kann dabei neben einer Person auch ein System sein
Weiterer Bestandteil eines solchen Arbeitsablaufes ist dessen Dokumentenstruktur, welche allen Beteiligten zentral zur Verfügung gestellt wird
Damit stellt ein Workflow Informationen, Werkzeuge und Dokumente genau dann bereit, wenn die Beteiligten diesen zur Erledigung der Aktivität benötigen

Zu jeder Aufgabe, die übernommen wird, ein Arbeitspaket erstellen, um den Status verfolgen zu können
OP-Tickets erst komplett ausfüllen, bevor man sie zuweist
Nicht ohne Kommentar weiterleiten
Auf Prioritäten achten und sich nach diesen richten
Ein Ticket nach dem anderen abarbeiten
Aufwandsschätzung vornehmen und mit verbrauchter Zeit in alle Tickets eintragen

Im Schnitt werden wir alle drei Minuten bei einer Aufgabe unterbrochen

Erschreckend: Danach dauert es 23 Minuten, um die ursprüngliche Aufgabe wieder konzentriert auszuführen
Eine weitere Produktivitätssünde: zu viele Meetings
Fast die Hälfte der Entscheider glaubt, dass ihre Mitarbeiter ohne Meetings produktiver arbeiten würden
In vielen Fällen lassen sich Dinge mit einem Telefonanruf klären, wodurch eine zeitraubende Zusammenkunft schlicht überflüssig ist
Von der Multitasking-Mentalität sollte man sich verabschieden
Das ständige Hin-und-herwechseln zwischen den einzelnen Aufgaben vermindert die Produktivität um 40 Prozent
Also: Ein Ticket nach dem anderen erledigen