OpenProject/Workflow

Definition Workflow

Ein Workflow lässt sich grundsätzlich von einem Geschäftsprozess unterscheiden. Beide hängen eng miteinander zusammen, sind jedoch nicht synonym. Bei einem Workflow handelt es sich um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses.

Was bedeutet Workflow

Workflow bedeutet Arbeitsablauf. Er legt unter anderem fest, wer was bis wann erledigen muss, damit der Prozess abgeschlossen werden kann. Zudem wird festgelegt, wo wer was ablegen muss, damit alle am Workflow Beteiligten Zugriff auf die benötigten Dokumente haben. Wie zuvor schon beschrieben bedeutet Workflow auch festzulegen, welche Arbeitsschritte überhaupt durchgeführt werden müssen und in welcher Reihenfolge. Er definiert auch Abhängigkeiten, um Fehler und Engstellen zu erkennen und optimieren zu können. Ein solcher Arbeitsablauf beschreibt also, wann, wie und wer mit welchen technischen Hilfsmitteln den entsprechenden Geschäftsprozess ausführt.

• In der Fachsprache beschreibt Workflow die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz
• Im Bereich EDV beschreibt Workflow den Arbeitsablauf von Computerprogrammen

Wie sieht ein Workflow aus

Damit ein Workflow starten kann, benötigt er einen Auslöser, also einen Trigger. Um fest zu stellen, wann der Workflow beendet ist, muss er auch einen Endpunkt enthalten. Der Workflow ist der Überbegriff für viele einzelne Arbeitsschritte, welche sequentiell und oder gleichzeitig ablaufen können. Zum Aussehen eines solchen Arbeitsablaufes gehört auch ein entsprechender Zustand, welchen es zu definieren gilt, wenn eine Aktivität (nicht) erfolgreich beendet wurde. Um die einzelnen Prozesse möglichst gut strukturieren zu können, ordnet ein Workflow den Aktivitäten verschiedenen Beteiligten zu. Ein Beteiligter kann dabei neben einer Person auch ein System sein. Weiterer Bestandteil eines solchen Arbeitsablaufes ist dessen Dokumentenstruktur, welche allen Beteiligten zentral zur Verfügung gestellt wird. Damit stellt ein Workflow Informationen, Werkzeuge und Dokumente genau dann bereit, wenn die Beteiligten diesen zur Erledigung der Aktivität benötigen.

Workflow-Richtlinien

• Zu jeder Aufgabe, die übernommen wird, ein Arbeitspaket erstellen, um den Status verfolgen zu können.
• OP-Tickets erst komplett ausfüllen, bevor man sie zuweist.
• Nicht ohne Kommentar weiterleiten
• Auf Prioritäten achten und sich nach diesen richten.
• Ein Ticket nach dem anderen abarbeiten.
• Aufwandsschätzung vornehmen und mit verbrauchter Zeit in alle Tickets eintragen.

Produktivitätssünden

• Im Schnitt werden wir alle drei Minuten bei einer Aufgabe unterbrochen. Erschreckend: Danach dauert es 23 Minuten, um die ursprüngliche Aufgabe wieder konzentriert auszuführen.
• Eine weitere Produktivitätssünde: zu viele Meetings. Fast die Hälfte der Entscheider glaubt, dass ihre Mitarbeiter ohne Meetings produktiver arbeiten würden. In vielen Fällen lassen sich Dinge mit einem Telefonanruf klären, wodurch eine zeitraubende Zusammenkunft schlicht überflüssig ist.
• Von der Multitasking-Mentalität sollte man sich verabschieden. Das ständige Hin-und-herwechseln zwischen den einzelnen Aufgaben vermindert die Produktivität um 40 Prozent. Also: Ein Ticket nach dem anderen erledigen.

Vorteile eines gut gestaltenen Workflows

• Reduzieren Durchlauf- und Liegezeiten
• Reduzieren Fehler
• Erhöhen die Transparenz
• Verringern den Kommunikationsbedarf
• Erhöhen die Produktivität und Effizienz
• Garantieren einen schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen
• Ermöglichen ein schnelles Analysieren und Treffen von Entscheidungen

Quellen

1. Microtech: https://www.microtech.de/erp-wiki/workflow

Links

1. Wiki-Itw: OpenProjekt-Einführung https://wiki.itw-berlin.net/index.php?title=OpenProject:Einf%C3%BChrung